Quatra Max w Agencji Ochrony Szabel - case study z wdrożenia oprogramowania ERP

11.03.2016

Agencja Ochrony SZABEL Spółka z o.o. w Koszalinie (Grupa Szabel) jest firmą z ponad 25−letnim doświadczeniem, specjalizującą  się w projektowaniu i wdrażaniu kompleksowych, systemowych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa osób i mienia. W ramach zintegrowanego systemu  ratownictwa ściśle współpracuje z Policją, Strażą Pożarną, Strażą Miejską,  Pogotowiem Ratunkowym, Pogotowiami Gazowym, Energetycznym i Wodociągowym. Grupa Szabel zlokalizowana w Koszalinie (centrala) obsługuje poprzez 10 oddziałów terenowych ponad 7000 klientów. Przy realizacji zadań uczestniczy 1000 pracowników dysponujących flotą ponad 70 pojazdów służbowych.

Podejmując decyzję o wdrożeniu systemu ERP, Klientowi zależało na integracji podstawowych działań Grupy w jednym narzędziu informatycznym (obsługującym firmy wchodzące w skład Grupy), dostępnym zarówno dla operatorów centrali, jak i oddziałów. Klient szukał narzędzia, które dawałoby możliwość gromadzenia danych i dokumentów dotyczących wszystkich firm w jednej, centralnej bazie danych. 


Ponadto zakładano usprawnienie zarządzania firmami poprzez centralizację danych finansowych, włączenie komórek merytorycznych w proces kontroli procesów biznesowych, możliwość uzyskiwania informacji zarządczych w oparciu o generowane raporty z systemu, usprawnienie obiegu dokumentów finansowych i zarządczych oraz umożliwienie analizy rentowności. Ważnym zadaniem było także obniżenie kosztów poprzez redukcję nakładów na obsługę i rejestrację procesów gospodarczych oraz obsługę biurową w momencie pełnego przejścia na elektroniczny system obiegu dokumentów i możliwość wykonywania bieżących analiz bezpośrednio w systemie.

Klient zdecydował się na oprogramowanie Quatra Max oferowane przez Sygnity Business Solutions. Wdrożenie objęło moduł: MAX Finanse, który umożliwia rejestrację, sprawozdawczość i planowanie aspektów finansowych działalności organizacji, MAX Logistyka, który wspomaga zarządzanie przepływem zasobów materiałowych i towarowych, obejmuje zaopatrzenie, gospodarkę magazynową i sprzedaż oraz MAX Personel odpowiedzialny za usprawnianie procesów zarządzania personelem w sposób, który uwzględnia uwarunkowania prawne i strategię organizacji oraz planowanie i rozliczanie kosztów wynagrodzeń.

W celu efektywnej realizacji poszczególnych procesów biznesowych zostały przygotowane i odpowiednio sparametryzowane w systemie Quatra Max następujące obszary funkcjonalne:

Obszar Logistyki

W obszarze logistyki wdrożony moduł nie tylko pozwala na stworzenie dedykowanej kartoteki kontrahentów i obiektów podlegających ochronie, ale też zdefiniowanie katalogu usług czy wsparcie procesu przygotowania negocjacji i ofert. Implementacja MAX Logistyka pozwala również Klientowi na definiowanie typów zleceń realizacyjnych, zarządzanie pracownikami, planowanie wykorzystania sprzętu do zaplanowanych prac, kontrolę statusu realizacji zleceń przez uprawnione służby, rejestrację kart pracy czy ewidencję danych użycia pojazdów oraz zakupów do zleceń. Ważną funkcjonalnością jest również obsługa procesu planowania i kontroli obiegu poszczególnych dokumentów w całej Grupie.

Obszar Finansów

Implementacja modułu do obsługi procesów finansowych umożliwia Klientowi m.in.: generowanie sprawozdań finansowych, dokonywanie analiz kontrolingowych, planowanie kosztów amortyzacji oraz tworzenie ich symulacji. Funkcjonalność obszaru finansowego pozwala też na diagnozowanie rentowności oraz raportowanie sprzedaży usług w dowolnych perspektywach.

Obszar Personel

Zdefiniowanie oraz wdrożenie wymagań procesowych w obszarze Personel daje Grupie Szabel bieżącą kontrolę i możliwość uzyskania danych do różnorodnych zestawień wymaganych przepisami prawa oraz na potrzeby samej Grupy, jak również umożliwia generowanie różnorodnych dokumentów i analiz kadrowych. Zaimplementowane funkcjonalności pozwalają Klientowi również na sprawne zarządzanie personelem oraz czasem pracy poprzez rejestrację kart pracy na rzecz zleceń realizacyjnych czy też przypisywanie czasu pracy do wielu zleceń. Wdrożony moduł umożliwia również określenie miejsca pracy poszczególnych pracowników w strukturze organizacyjnej całej Grupy.

Specyfika wdrożenia w Grupie Szabel polegała na objęciu jednym systemem zarządzania Quatra Max, który kontroluje trzy firmy, pełnej koordynacji działań w zakresie ewidencji zamówień na realizowane usługi, planowania zleceń realizacyjnych, planowania osób i zespołów w celu zabezpieczenia realizacji zamówień oraz wszelkich rozliczeń i kontroli efektywności prowadzonych przez Grupę działań.

Wdrożenie systemu Quatra realizowane było przez zespół Sygnity Business Solutions. Projekt rozpoczął się w sierpniu 2015 r. i trwał do końca stycznia 2016 r. Produkcyjne rejestrowanie dokumentów, umów z klientami i obiektów klienta rozpoczęło się już w listopadzie 2015 r. Obecnie system jest wykorzystywany w Grupie Szabel przez kilkudziesięciu użytkowników.