Jak wybierać system biblioteczny?

Elżbieta Szczęsny

Z dużą dozą prawdopodobieństwa można powiedzieć, że każdy aktywny zawodowo dyrektor biblioteki przynajmniej raz stanął przed koniecznością zakupu systemu bibliotecznego. W przypadku, gdy jest to zakup kolejnego systemu sytuacja wydaje się nieco prostsza, ponieważ doświadczenia z poprzednim systemem mogą stać się punktem wyjścia. Zatem jak wybierać system biblioteczny?

Zakup lub zmiana systemu zarządzania biblioteką zazwyczaj jest długim, wieloetapowym procesem, ale niezależnie od dalszego rozwoju sytuacji warto przystępując do działania określić wstępnie kryteria, które z perspektywy klienta są najważniejsze i będą miały wpływ na przyszły sukces we wdrożeniu i użytkowaniu oprogramowania. Dobrze jest również zweryfikować obietnice producenta oprogramowania deklarującego pełne spełnienie potrzeb biblioteki, zwłaszcza, jeśli oferuje swoje rozwiązania informatyczne na bardzo preferencyjnych warunkach przy pierwszym zakupie, gdyż prawdopodobnie przyjdzie nam za to zapłacić w przyszłości.

Jak wybierać system biblioteczny? Kryteria wyboru, które warto wziąć pod uwagę:

• Funkcjonalność systemu jest aspektem, który zazwyczaj jest badany w pierwszej kolejności i najbardziej wnikliwie. Koniecznie jednak trzeba popatrzeć na niego nieco szerzej i przyjrzeć się czy wszystkie oferowane funkcjonalności faktycznie będą wykorzystywane w mojej bibliotece teraz lub w przyszłości.
  Nie tylko ważne jest czy system obsługuje wszystkie procesy i podprocesy zdefiniowane dla danej biblioteki, ale także, w jaki sposób je realizuje i na jak dużą elastyczność pozwala bibliotekarzom np. w przypadku zmiany organizacji pracy w instytucji w przyszłości.
  Może się okazać, że parametryzacja owszem jest, ale tylko w elementarnym zakresie, a wszelkie modyfikacje są wprowadzane nie tylko za dodatkową opłatą, ale z długim okresem oczekiwania, podczas, gdy zmiany w bibliotece mogą pojawić się niespodziewanie i system powinien pozwolić na ich natychmiastowe wdrożenie.
  Również niektóre szeroko reklamowane funkcjonalność mogą się okazać uciążliwe i kosztowne w obsłudze, gdyż wymagają wiedzy i umiejętności daleko wykraczających poza wiedzę merytoryczną bibliotekarzy;
• Otwartość producenta na ewentualne przyszłe zmiany i modyfikacje, a nie tylko funkcjonalność, wspierają zarządzanie instytucją w zmieniającym się otoczeniu oraz umożliwiają pełne dostosowanie do jej potrzeb, zarówno z perspektywy pojedynczej biblioteki, jak i całej grupy współpracujących bibliotek;
• Bezpieczeństwo, stabilność, odporność na awarię pozwala na spokojny sen nie tylko zarządzającym instytucją, ale i pracownikom. Jest zrozumiałe, że nikt nie chce niepokoić się czy jego baza danych tworzona latami przetrwa awarię zasilania, serwera, zmianę platformy systemowej lub nawet zmianę systemu w przyszłości.
  Ważna jest więc weryfikacja spełniania wymagań odnośnie bezpieczeństwa poprzez analizę przynajmniej następujących aspektów:
  • obsługa przez system standardów bibliotecznych, informatycznych oraz przepisów prawa w tym zakresie np. zgodność z RODO, obsługa certyfikatu TLS, obsługa deskryptorów i innych języków informacyjno-wyszukiwawczych, obsługa międzynarodowych formatów danych jak MARC21 i itp.,
  • posiadanie przez producenta certyfikacji gwarantującej bezpieczeństwo informacji w produkowanych rozwiązaniach informatycznych, np. System Zarządzania Bezpieczeństwem zgodny z normą ISO 27001,
  • wyniki audytów niezależnych organizacji w zakresie wydajności i bezpieczeństwa przeprowadzone w oparciu o uznane metodyki np. OWASP,
  • tworzenie systemu w technologiach gwarantujących skalowalność, bezpieczeństwo, stabilność i elastyczność baz danych np. relacyjne bazy danych.
    Im więcej plusów z tej listy system uzyska tym większe prawdopodobieństwo spokojnego snu jego użytkowników;
• Elastyczność i skalowalność systemu – otoczenie się zmienia, warto więc wybrać system, który podąża za biblioteką, nie stając się przeszkodą w jej rozwoju. Biblioteka nie powinna być „zakładnikiem” producenta oprogramowania, a bibliotekarze powinni mieć możliwość samodzielnego i efektywnego zarządzania eksploatacją systemu bibliotecznego, jego skalowalnością i adaptacją do aktualnej sytuacji biblioteki w reakcji na rozwój i zmiany organizacyjne w instytucji. Dobrze jest więc przyjrzeć się dokładniej nie tylko technologii, w której system został wytworzony, ale także możliwościom modułu administratora w zakresie jego funkcjonalności, elastyczności i możliwości parametryzacji;
• Czy rozwój systemu nadąża za rozwojem branży to dość trudny do weryfikacji aspekt, gdyż w pierwszej kolejności powinniśmy określić, które z nowości pojawiających się na rynku systemów bibliotecznych wpłyną istotnie na zwiększenie komfortu pracy bibliotekarzy, poprawę efektywności zarządzania biblioteką, a co najistotniejsze, na rozwój i jakość usług oferowanych przez bibliotekę swoim czytelnikom. Coraz częściej użytkownicy biblioteki mają jasno sprecyzowane oczekiwania i nie satysfakcjonuje ich OPAC WWW czyli katalog poprzedniej generacji i dostęp do usług biblioteki tylko w jej siedzibie i określonych godzinach pracy. Oczekują systemów typu „discovery and delivery”, e-usług i możliwości korzystania z biblioteki w trybie 24/7. Wiedza o tym, co może uszczęśliwić naszych czytelników jest w tym wypadku kluczowa, gdyż tylko wtedy możemy zweryfikować czy dostarczone rozwiązanie informatyczne pozwoli bibliotece podjąć odpowiednią decyzję i odpowiedzieć trafnie na potrzeby czytelników;
• Na jakim poziomie producent oprogramowania świadczy usługi utrzymania systemu i czy w ogóle jawnie podaje szczegółową specyfikację i zasady świadczenia usług serwisowych.  Im mniej zasady świadczenia serwisu są ogólne, tym lepiej. Dobrze jest ze szczególną uwagą przyjrzeć się tzw. SLA (Service Level Agreement, SLA) czyli gwarantowanemu poziomowi usług, w którym zostaną określone m.in.:
  • tryby i czasy reakcji serwisu firmy na problemy występujące w działaniu systemu z podaniem czasów reakcji na zgłoszenie i czasów naprawy;
  • kanały komunikacji udostępniane przez firmę, np. adresy e-mailowe i telefony serwisowe, skype, narzędzia typu BugTracker dostępne w trybie 24/7 pozwalającym na całodobowe zgłaszanie problemów i propozycji nowych rozwiązań;
  • zasady dotyczące dostępu do aktualizacji systemu i jego nowych wersji;
  • dostępność kompletnej dokumentacji użytkownika systemu odpowiadającej standardom obowiązującym na rynku i pozwalającej pracownikom biblioteki na samodzielne zarządzanie systemem;
• Cena? Tak, jednak nie za „wszelką cenę” 🙂 Trzeba pamiętać, że niska cena zakupu systemu nie jest gwarancją niskiej ceny jego eksploatacji w przyszłości, bo ta zależność bywa odwrotnie proporcjonalna.
  Dobrze jest również sprawdzić, czy mamy możliwość wyboru spośród kilku modeli biznesowych w zależności od naszych potrzeb i możliwości finansowych, np. model licencyjny, system udostępniany w chmurze komputerowej tzw. cloud computing czy zakup w ratach. Trzeba jednak mieć świadomość, że za każdym modelem biznesowym kryją się konsekwencje, którym w przyszłości możemy nie podołać, np. za wyborem zdalnego dostępu do systemu („cloud computing”), mimo, że ten model ma sporo plusów, musi iść gwarancja możliwości bieżącego opłacania miesięcznego abonamentu (dostępu do usługi), gdyż brak środków przekłada się bezpośrednio na brak możliwości użytkowania systemu.

Jak sprawdzić czy oferowany system i jego producent będą spełniać pokładane w nich nadzieje?

Nie namawiamy do nadmiernej nieufności, ale badając powyżej wymienione aspekty wyboru systemu dla biblioteki dobrze jest wykazać się ograniczonym zaufaniem i sprawdzać, sprawdzać, sprawdzać…
Im więcej punktów uda nam się wiarygodnie potwierdzić, tym większe zaufanie możemy mieć do potencjalnego oferenta, szczególnie jeśli mamy nadmierną skłonność do ulegania magii niskiej ceny, specjalnych warunków cenowych i upustów itp. 🙂

Jakim działaniom można i trzeba poświecić najwięcej czasu i wysiłku?

• Przeprowadzić wizyty referencyjne u klientów użytkujących system i najlepiej nie u jednego. Dobrze jest odwiedzić biblioteki wybrane samodzielnie z listy użytkujących interesujący nas system i nie tylko te, które są nam najbliższe branżą, wielkością, specyfiką oraz położeniem geograficznym. Warto odpytać także np. znacznie mniejszą bibliotekę, żeby mieć pewność dobrej obsługi klientów przez firmę, zarówno tych największych, jak i tych najmniejszych;
• Przeprowadzić ocenę wiarygodności producenta poprzez sprawdzenie:
  • długości funkcjonowania na rynku,
  • listy referencyjnej bibliotek, w tym także zwrócenie uwagi na liczbę, wielkość i zróżnicowanie klientów,
  • opinii szeroko rozumianego środowiska branżowego, w tym instytucji opiniotwórczych i takich, z którymi jako biblioteka współpracujemy, np. NUKAT, Biblioteka Narodowa i in., gdyż mają one zazwyczaj wyrobioną opinię w tym zakresie dzięki wieloletniej współpracy z firmą lub braku takiej,
  • złożoności projektów zrealizowanych przez producenta systemu bibliotecznego;
  • zasobów jakimi dysponuje firma, czy zatrudnia i ilu bibliotekarzy, programistów oraz jaki poziom kwalifikacji i doświadczenia posiadają i czy będzie on wystarczający do realizacji naszego przedsięwzięcia;
  • kondycji i wiarygodności finansowej firmy. Można pokusić się o sprawdzenie w odpowiednich serwisach internetowych, czy i ilu pracowników firma zatrudnia w oparciu o umowę o pracę; jaki ma poziom przychodów i zdolność kredytową;
• Zbadać dokładnie, w jaki sposób system i firma obsługuje akty prawne istotne dla instytucji,
  np. RODO, WCAG 2.0 i in., gdyż brak pełnej obsługi niektórych z nich może skutkować poważnym konsekwencjami np. finansowymi dla kierownictwa instytucji. Sprawdźmy czy podpisywane są z klientami np. umowy powierzenia danych do przetwarzania i jakie procedury dotyczące bezpieczeństwa informacji są wdrożone w firmie. W tym przypadku nie dajmy się zbyć ogólnikowymi zapewnieniami, że system spełnia wszystkie wymagania prawne, gdyż zawierzanie zapewnieniom bez szczegółowego sprawdzenia jak jest istotnie, może mieć bolesne konsekwencje dla nas samych, nie tylko dla instytucji;
• Czy i w jaki sposób świadczone są usługi wdrożeniowe związane z uruchomieniem i utrzymaniem systemu u klienta?
  Może się zdarzyć, że firma ze względu na skromność obsady pracowników nie oferuje wystarczającego pakietu usług szkoleniowych, albo nie oferuje ich w ogóle posiłkując się w tym zakresie pracownikami innych bibliotek użytkujących ten sam system, co z pewnością przełoży się na poziom wdrożenia i jakość wsparcia serwisowego w przyszłości.
  Zwróćmy także uwagę na ustalenia odnośnie migracji danych z obecnego systemu do nowego. Wymagajmy, aby proces konwersji został poprzedzony wstępną oceną danych. Dowiedzmy się czy firma stosuje jakąś metodykę w tym zakresie czy tylko poprzestaje na stwierdzeniu, że wszystkie dane zostaną bezstratnie przeniesione do nowej aplikacji.
  Aby uniknąć problemów niektórzy klienci wymagają i bardzo słusznie, przygotowania dokumentu, tzw. analizy przedwdrożeniowej na etapie poprzedzającym samo wdrożenie systemu, w której mogą zostać uwzględnione m.in. szczegółowy zakres i harmonogram wdrożenia, zasady i metodyka migracji danych, sposoby odbioru poszczególnych etapów wdrożenia oraz wszystkie inne uzgodnienia pomiędzy stronami. Analiza przedwdrożeniowa powinna podlegać procedurom odbiorowym, a brak akceptacji daje możliwość kierownictwu biblioteki wycofania się odpowiednio wcześnie z umowy z nietrafionym dostawcą;
• wdrożone Systemy Zarządzania Jakością np. ISO 9001:2008, Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji ISO/IEC 27001:2017, stosowane metodyki zarządzania projektami np. PRINCE 2.
  Nie muszą być zawsze warunkiem wyboru rozwiązania informatycznego, zawsze jednak dobrze świadczą o jego dostawcy, gdyż firma, która uważa za ważne, aby w swojej działalności zapewnić klientom odpowiedni standard usług i produktów gwarantowany międzynarodowymi certyfikatami, a także ma odpowiednie zasoby (ludzie, czas, pieniądze) oraz determinację, żeby przejść ścieżkę certyfikacji będzie z większym prawdopodobieństwem lepszą gwarancją trafnego wyboru systemu bibliotecznego.