Książkomat – „must have” ostatniego sezonu, czyli 3,5 roku po wdrożeniu pierwszego książkomatu w Polsce

Elżbieta Szczęsny

Funkcjonowanie bibliotek w okresie pandemii pokazało, że przy istniejących rozwiązaniach organizacyjnych i technologicznych niezwykle trudna jest obsługa czytelnika bez jego osobistej obecności w instytucji, a zarówno infrastruktura, jak i użytkowane systemy nie są przygotowane do takiej pracy.

Sygnity Business Solutions w ciągu ostatnich kilku lat intensywnie rozwija i implementuje w systemie bibliotecznym PROLIB nowoczesne rozwiązania technologiczne, takie jak multiwyszukiwarka INTEGRO, aplikacja mobilna dla czytelników, szeroki zestaw e-usług np. zdalne wypożyczenia, zdalne zamawianie usługi reprograficznej, rejestracja czytelnika za pomocą platformy e-PUAP (podpis zaufany), płatności elektroniczne za obciążenia czytelnicze, integracja z wysyłką smsów-y czy samoobsługowe urządzenia, takie jak np. książkomat, które pozwalają bibliotekom szybko zaadaptować się do zmiany sposobu pracy i obsługi czytelników. Dzięki temu, w odpowiedzi na aktualną sytuację epidemiologiczną związaną z COVID-19, instytucje użytkujące system PROLIB mogą pracować i obsługiwać czytelników zarówno w czasie całkowitego zamknięcia instytucji, jak i w czasie częściowej dostępności dla swoich użytkowników (więcej na ten temat: Dzień z życia czytelnika w kwarantannie – inspiracje biblioteczne)

Książkomat, który jest istotną częścią uniwersalnego rozwiązania informatycznego pozwalającego poprzez system PROLIB elastycznie zarządzać usługami w bibliotece, stał się dzisiaj dla bibliotek i czytelników pewnego rodzaju technologicznym „must have”. Świadczą o tym rosnące statystyki korzystania z urządzeń tego typu, które pokazują, że czytelnicy coraz chętniej z niego korzystają i przekonują się do niego nawet osoby, które dotychczas preferowały tradycyjny sposób obsługi w bibliotece. Natomiast bibliotekarze kreują kolejne nowe zastosowania, takie jak „biblioteka mobilna”, książkomat w miejsce likwidowanych filii bibliotecznych czy usytuowanie urządzeń w galeriach handlowych i innych miejscach użyteczności publicznej.

Cechy, za które czytelnicy pokochali książkomat to przede wszystkim dostępność i bezpieczeństwo.
Aktywny całą dobę książkomat nie tworzy ograniczeń w dostępie do wyczekiwanej lektury. Można z niego skorzystać wracając z pracy, idąc na spacer z dziećmi lub psem, w drodze na zakupy czy na zajęcia na uczelni. Nocne marki mogą wpaść po książkę nawet o północy. Pora jest dowolna a wypożyczenie dyskretne, bez obecności ciekawskich oczu innych czytelników.

Statystyki wykorzystania książkomatu w trzech bibliotekach pracujących w systemie PROLIB (Miejska Biblioteka Publiczna Tychy, Miejska Biblioteka Publiczna Sosnowiec, Wojewódzka Biblioteka Publiczna Kraków), pokazują ciekawe trendy. Biblioteki użytkują urządzenia od 2- 3 lat i mają już pokaźną grupę zwolenników, Najczęściej korzystają z takiej formy wypożyczeń osoby aktywne zawodowo, pracujące lub uczące się, którym książkomat wyraźnie oszczędza czas i ułatwia życie. Zapewne osoby te cenią sobie możliwość dopasowania sposobu korzystania z usług bibliotecznych do swojego stylu życia. Ciekawy jest również fakt, że w grupie entuzjastów książkomatu WBP w Krakowie dominują dwie kategorie wiekowe: 20 – 24 lata (37%) i 25 – 44 lata (42%), co prawdopodobnie wynika ze specyfiki, gdyż jest to uznana biblioteka naukowa, z której chętnie korzystają studenci.

Wykresy poniżej obrazują strukturę wiekową czytelników w 3. bibliotekach pracujących w systemie PROLIB dotyczącą korzystania z książkomatów.

Równie intuicyjne, dostępne bez ograniczeń czasowych i dyskretne jest złożenie zamówienia na odbiór książki z książkomatu. Można to zrobić za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego z dowolnego miejsca na świecie wyszukując interesującą pozycję w multiwyszukiwarce INTEGRO i wskazując miejsce odbioru w książkomacie. System PROLIB wysyła automatycznie powiadomienie o umieszczeniu książki w skrytce urządzenia. I podobnie jak w paczkomatach – mamy zazwyczaj 48h na jej odebranie. Jak najbardziej realny jest scenariusz, gdy czytelnik wysyła zamówienie do książkomatu, będąc na wakacjach na Mazurach i doliczając czas dojazdu – odbiera książkę w zakładanym terminie w drodze do domu.

Dotychczas mówiąc o bezpieczeństwie korzystania z książkomatu myśleliśmy wyłącznie o zabezpieczeniu transakcji, które jest gwarantowane chociażby poprzez identyfikację czytelnika za pomocą karty bibliotecznej. Jednak pandemia COVID-19 spowodowała, że na czele najważniejszych cech książkomatu znalazło się bezpieczeństwo czytelnika i bibliotekarza, ponieważ w procesie obsługi użytkownika i korzystania z wypożyczeń nie ma konieczności kontaktowania się z innym osobami i wchodzenia do pomieszczeń biblioteki. Bibliotekarz może pracować w bibliotece, a czytelnik korzystać z usług z zachowaniem dystansu społecznego.

Czytelnicy po ponownym otwarciu bibliotek w sposób bardzo umiarkowany zaczęli korzystać z usług w lokalach bibliotecznych, ale za to szturmem ruszyli do książkomatów. Uznali je za całkowicie bezpiecznie, do czego niewątpliwie przyczyniły się także komunikaty o stosowanej kwarantannie dla książek zamieszczane na stronach internetowych bibliotek.

Jak bardzo te aspekty są istotne dla czytelników pokazały wyniki statystyki MBP w Sosnowcu sprzed pandemii i po ponownym otwarciu biblioteki w czerwcu. Dane statystyczne dt. pracy książkomatu (odwiedziny, wypożyczenia i profil wiekowy osób korzystających z urządzenia) zostały przedstawione w dwóch przedziałach, jeden obejmujący okres od początku udostępnienia książkomatu czytelnikom do dnia 29.04.2020 r., drugi – od 30.04.20 do dnia 11.08.2020 r., w którym nastąpiło otwarcie biblioteki po okresie przymusowego zamknięcia wynikającego z COVID-19.

Mimo obowiązujących w tym czasie obostrzeń epidemiologicznych liczba dziennych odwiedzin w książkomacie wzrosła o 190%, liczba wypożyczonych woluminów dziennie o 151%, a liczba wypożyczonych dokumentów na jednego czytelnika o 267%.

Po ponownym otwarciu biblioteki zmienił się też nieco profil czytelników według wieku. Największy przyrost użytkowników książkomatu jest widoczny w grupie powyżej 60 lat (plus 7%). Jest to grupa czytelników przywiązana do tradycyjnej obsługi w wypożyczalni, dlatego też ich zwiększona aktywność w korzystaniu z książkomatu może świadczyć zarówno o obawie przed pójściem do lokalu biblioteki, jak i o poczuciu bezpieczeństwa jakie oferuje urządzenie.

W przypadku bibliotek pracujących w systemie PROLIB integracja z książkomatami zapewnia istotne korzyści funkcjonalne. Jako jedyny producent na rynku bibliotecznym Sygnity Business Solutions wyposaża swoje rozwiązanie w liczne udogodnienia zarówno dla czytelników jak i bibliotekarzy m.in.:

• możliwość sprawdzenia statusu skrytek w książkomacie dzięki informacji w systemie bibliotecznym o liczbie skrytek pustych, z książkami nieodebranymi przez czytelników, z książkami zwróconymi przez czytelników,
• możliwość anulowania zamówienie czytelnika z podaniem powodu – czytelnik otrzymuje wówczas wiadomość e-mail z potwierdzeniem takiego działania,
• możliwość podjęcia decyzji o realizacji wypożyczenia w przypadku nierozliczonych opłat czytelnika lub osiągnięcia limitów wypożyczeń.

Rozwiązanie pozwala zarządzać całym procesem obsługi wypożyczeń do książkomatu.
Istotną zaletą jest także możliwość zastosowania urządzenia zarówno w bibliotekach wykorzystujących technologię RFID, gdzie identyfikacja czytelnika odbywa się przez karty typu Mifare, jak i w oparciu o identyfikację kartą z kodem kreskowym. Jest to elastyczne rozwiązanie, nie wymuszające na bibliotekach ponoszenia dodatkowych kosztów na wdrożenie w bibliotece technologii RFID.

Biorąc pod uwagę fakt, że pierwszy książkomat pojawił się w polskiej bibliotece (MBP Tychy) stosunkowo niedawno (2017 roku) to urządzenie to ma już duży portfel modeli i zastosowań, np.:

• książkomaty wewnętrzne;
• książkomaty zewnętrzne;
• książkomat typu „biblioteka mobilna”, który działa w oparciu o internet mobilny i dlatego można go postawić w dowolnym miejscu, np. na terenie galerii handlowych, na dworcu kolejowym, na przystanku autobusowym czy w kampusie uczelni.  Idea jego działania jest podobna do automatów z przekąskami, gdyż czytelnik wybiera z dostępnej oferty to, na co ma ochotę w danym momencie. Mogą to być np. bestsellery z nowości wydawniczych czy najciekawsze pozycje z literatury naukowej wymaganej na studiach.  „Biblioteka mobilna” skupia także na sobie uwagę przechodnia ciekawym pomysłem oraz designem (książki są widoczne w urządzeniu) i wykorzystuje ten moment na wzbudzenie zainteresowań czytelniczych.

Interesującym przykładem wdrożenia książkomatu jest zastosowania urządzenia w dzielnicy miasta, w której została zlikwidowana filia biblioteczna. Dzięki temu mieszkańcy zyskują możliwości korzystania z usług bibliotecznych w ograniczonym może zakresie, ale za to na własnym terenie.

W ostatnim okresie obserwujemy dynamiczny wzrost liczby bibliotek użytkujących system PROLIB, które są zainteresowane zakupem lub już kupiły książkomaty i w najbliższym czasie udostępnią je swoim czytelnikom. Nowe urządzenia zaczynają funkcjonować w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Czechowicach- Dziedzicach; Wyższej Szkole Bankowej w Chorzowie (2 książkomaty); Wyższej Szkole Bankowej w Toruniu; Wyższej Szkole Bankowej w Bydgoszczy; Miejskiej Bibliotece Publicznej w Sosnowcu (tu już nawet drugi książkomat).

Przed pandemią systematycznie korzystało z wypożyczeń przez książkomat w MBP w Tychach 12% czytelników, w MBP w Sosnowcu – 6%, w WBP w Krakowie 9%. Na podstawie statystyk z MBP w Sosnowcu z ostatnich 4. miesięcy widać, że liczba ta się podwoiła i można przypuszczać, że trend ten będzie się zapewne utrzymywał także w innych bibliotekach, a książkomat stanie niedługo jednym z podstawowych urządzeń stosowanych w bibliotekach podobnie jak komputer, czytnik kodów kreskowych czy drukarka.

Kluczowe korzyści z zastosowania książkomatów w bibliotekach są oczywiste:

1.    Dostęp 24/7
2.    Bezpieczeństwo i możliwość zachowania dystansu społecznego istotnego ze względu na zagrożenie COVID-19.
3.    Łatwość w użytkowaniu zarówno urządzenia jak katalogu INTEGRO dzięki intuicyjnym interfejsom dla czytelników.