SAP ERP w Urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy

Grzegorz Ślufiński

System SAP został wdrożony w Urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy w 2009 roku. Wdrożenie wykonała spółka Sygnity. Do dziś jest to jedyne wdrożenie systemu SAP w jednostce samorządowej w pełnym zakresie, które jest wspierane przez producenta SAP AG.

 

Do dziś Sygnity Business Solutions wspiera stołeczny Ratusz w serwisie i rozwoju systemu. Skalę wdrożenia, jego zakres oraz funkcjonowanie systemu pokazują poniższe dane.

warszawa

Wdrożone moduły SAP:

a.    Obszar finansowo-księgowy

  •    Rachunkowość finansowa (FI),
  •    Rachunkowość budżetowa (FM),
  •    Środki trwałe (FI-AA),
  •    Rozrachunki masowe (FI-CA),
  •    Rachunkowość zarządcza (CO),
  •    Hurtownia danych (BW),
  •    Obieg dokumentów (WF),
  •    Wieloletnia Prognoza Finansowa.

b.    Obszar zarządzania kapitałem ludzkim

  •    Administracja kadrami (PA),
  •    Zarządzanie strukturą organizacyjną (OM),
  •    Zarządzanie czasem pracy ™,
  •    Rozliczanie listy płac (PY),
  •    Obsługa ZFŚS (rozwiązanie autorskie),
  •    Import wniosków urlopowych i nieobecności (rozwiązanie autorskie),
  •    Import umów stypendialnych (rozwiązanie autorskie).

Wybrane dane liczbowe
c.    Całość systemu została uruchomiona produkcyjnie w styczniu 2009 roku,
d.    W systemie pracuje około 600 użytkowników z 52 Biur, przy czym 42 są dysponentami budżetu,
e.    Obszar finansowo-księgowy:

  •    Obsługiwane są dwie księgi główne – łącznie ok. 2500 kont,
  •    Księgi pomocnicze (Dostawcy i odbiorcy): ok. 65 tys. kont,
  •    W roku jest przetwarzanych ok. 720 tys. dokumentów,
  •    Łączna liczba dysponentów budżetu: 196,
  •    Liczba pełnych klasyfikacji budżetowych dział/ rozdział/ paragraf: 8 600,
  •    Liczba obszarów funkcjonalnych, w tym źródeł finansowania i pozycji WPF: 9 800,
  •    Liczba zadań: 8 700 (w tym zadania bieżące, inwestycyjne i źródła dochodów),
  •    Liczba pozycji w planie budżetowych (2020): 8 500 000 z uwzględnieniem WPF,
  •    Liczba dokumentów planowania (2020): 20 000,
  •    Liczba dokumentów zaangażowania (2020): 11 300.

f.    Obszar HR:

  •    System kadrowo-placowy obsługuje 19 jednostek (Ratusz + 18 dzielnic),
  •    Łącznie w systemie przetwarzane są dane ok. 190 000 numerów osobowych,
  •    W bieżącym roku (2020) przeliczono ok. 3 100 list wypłat,
  •    W ramach ZFŚS w systemie w ciągu roku (2020) przetwarzanych jest ok. 18 400 wniosków,
  •    Liczba automatycznie importowanych nieobecności i wniosków (2020): 70 000,

g.    Sprawozdawczość – w systemie z wykorzystaniem hurtowni danych wykonywane są wszystkie sprawozdania budżetowe w układach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych

Specyfika rozwiązania

Rachunkowość budżetowa FM (rozwiązania dla instytucji publicznych)
Zarządzanie budżetem pozwala na obsługę procesu planowania dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów w odniesieniu do poszczególnych pozycji budżetowych oraz odpowiednich obszarów odpowiedzialności. Zarządzanie Budżetem pozwala na kontrolę przepływów pieniężnych w porównaniu z budżetem.

Planowanie

Planowanie odbywa się na czterech zasadniczych obiektach dekretacji:

  •     Klasyfikacja budżetowa (Dział, rozdział, paragraf),
  •     Dysponent środków budżetowych,
  •     Źródło finansowania,
  •     Zadanie budżetowe,
  •     Jest to więc zarządzanie budżetem zadaniowym.

Narzędzia planowania umożliwiają rejestrację planu roku bieżącego, lat przyszłych, wieloletniej prognozy finansowej WPF oraz wzajemnych powiązań i zależności pomiędzy tymi obszarami.

Planowanie oparte jest na wersjach planu i rodzajach budżetu, które to obiekty pozwalają na elastyczne zaprojektowanie procesu przygotowywania planu od projektu wstępnego aż po wersję rzeczywistą. Podczas planowania wykorzystywane są między innymi narzędzia pozwalające na migrację dokumentów bezpośrednio z arkuszy MS Excel.

Kontrola dostępności środków

W systemie mamy do czynienia z dwoma typami kontroli dostępności środków:

  •    Pasywna kontrola dostępności,
  •    Aktywna kontrola dostępności.

Kontrola pasywna oparta jest na rozbudowanym systemie raportowym. Dotyczy to zarówno raportów operacyjnych wskazujących aktualne wartości planu i jego szczegółowej realizacji w podziale na poszczególne etapy (rodzaje dokumentów zaangażowania, zaliczki, faktury, płatności itp.) oraz na obiekty dekretacji planu, jak również raportów dostępnych z hurtowni danych. Hurtownia danych jest narzędziem pozwalającym na elastyczne tworzenie standardowych raportów sprawozdawczości budżetowej takich jak np. RB-28S.

Aktywna kontrola dostępności polega na stałej kontroli dostępności środków realizowanej przez system podczas wprowadzania dokumentów do systemu. Podczas wprowadzania dokumentów zaangażowania do systemu kontrolowany jest poziom dostępności środków na wybranej dekretacji, a w przypadku braku środków pojawia się komunikat o przekroczeniu. W takiej sytuacji zaksięgowanie dokumentu nie jest możliwe. Podobna sytuacja występuje np. podczas wprowadzania faktury związanej z realizacją przykładowej umowy. Jeśli wartość faktury przekracza kwotę zawartą w umowie, system generuje stosowny komunikat i uniemożliwia wprowadzenie takiego dokumentu.

Na potrzeby Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy początkowym wymaganiem klienta było uruchomienie w systemie rozwiązania pozwalającego na rejestrację dokumentów zaangażowania wieloletniego (np. umów) pomimo braku w systemie planu na kolejne lata (kontrola z komunikatem ostrzeżenia o przekroczeniu). W kolejnych etapach wprowadzono planowanie wieloletnie, które działa podobnie, jak w roku bieżącym – brak możliwości rejestracji zaangażowania w przypadku braku dostępności środków.

Rejestracja zaangażowania

Podczas rejestracji zaangażowania realizowana jest aktywna kontrola dostępności środków, która uniemożliwia wprowadzanie dokumentów w przypadku braku dostępnych środków w budżecie.
Wprowadzanie dokumentów może się odbywać wieloetapowo (w przypadku Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy) lub mieć postać uproszczoną (Urząd Miejski Wrocławia).
W pierwszym przypadku rejestracja podzielona jest na dwa podstawowe etapy:

  •     Wprowadzanie wstępnego unieruchomienia środków (np. dotyczące wniosku o wstępną kontrasygnatę, porozumienie wstępne, czy organizacja przetargu),
  •     Rejestracja unieruchomienia środków (zaangażowania księgowego) pozwalająca na wprowadzanie np. ostatecznych umów z wykonawcami, zamówień, wniosków dyrektura itp.. Dokumenty unieruchomień mogą być wprowadzane w referencji do wstępnych unieruchomień.

Dodatkową cechą wyróżniającą funkcjonalności wdrożone w UMStW są prognozowane wpływy pozwalające na rejestrację dokumentów planowanych przychodów co do zawartości w sposób podobny do planowanych wydatków.
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy wykorzystuje śladowo także rezerwacje środków, które są z kolei podstawowym typem dokumentu wykorzystywanym do rejestracji zaangażowania w Urzędzie Miejskim Wrocławia.
Zasadniczą cechą rejestracji zaangażowania w obu projektach jest zastosowanie mechanizmu workflow (bardziej rozbudowanego w projekcie UMStW), który pozwala na odzwierciedlenie w systemie wieloetapowego procesu przetwarzania w systemie dokumentów zaangażowania począwszy od ich rejestracji poprzez kontrolę, kontrasygnatę aż do podpisu kontrahenta (w przypadku, gdy dokument tego wymaga). Mechanizm ten w sposób automatyczny przekierowuje dokumenty wprowadzane przez poszczególnych dysponentów do odpowiednich kontrolerów (osób odpowiedzialnych za weryfikację formalną i budżetową poszczególnych dokumentów).
Funkcjonalnością wyróżniającą wdrożenie w UMStW jest tzw. przeniesienie obligo dokumentów unieruchomienia środków, które powoduje przeniesienie niewykorzystanego zaangażowania (nierozliczonych kwot rezerwacji) roku ubiegłego na rok przyszły w przypadkach, gdy nie udało się w całości zrealizować wybranej umowy w starym roku.
Unikalnym rozwiązaniem jest także odzwierciedlenie już na poziomie wstępnego obligo budżetu procedury podziału kwot VAT wg wskaźnika struktury sprzedaży WSS. Rozwiązanie to uwzględnia przenoszenie proporcji pomiędzy dokumentami wstępnego obligo oraz zaangażowania oraz umożliwia automatyczne przeliczanie proporcji dokumentów wieloletnich na przełomie lat w wyniku zmian WSS. W narzędziu tym przewidziano rozliczanie VAT wg wskaźnika, prewskaźnika oraz metodą mieszaną.

Rejestracja wykonania

Podczas rejestracji dokumentów wykonania w module rachunkowości finansowej automatycznie generowane są zapisy aktualizujące wartości związane z realizacją budżetu. Dotyczy to zarówno zapisów aktualizujących wartości kwot dostępnych środków, ale także nierozliczonych kwot zaangażowania (np. umów, zamówień itp.). Poszczególne rodzaje operacji odzwierciedlane w rachunkowości budżetowej zawarte są w punkcie „Dane techniczne i ilościowe” w podpunkcie „Integracja FI/FM”.
Aktualizacja danych rachunkowości budżetowej jest wykonywana nie tylko w przypadku dokumentów stricte finansowych, ale także pochodzących z innych wdrażanych modułów (Kadry i Płace, Środki Trwałe itd.).

Dane techniczne

Dokumenty planowania (UMStW)

Rodzaje dokumentów:

  •     Autopoprawki,
  •     Uchwały,
  •     Wstępne wprowadzanie budżetu,
  •     Wprowadzanie budżetu,
  •     Zarządzenia.

Dokumenty zaangażowania w tym dotyczące rejestru należności (UMStW)
Typy i rodzaje dokumentów (4 typy, 19 rodzajów):

o    Wstępne unieruchomienia środków:

  •     Wniosek o wstępną kontrasygnatę,
  •     Porozumienie wstępne,
  •     Aneks do porozumienia,
  •     Zarządzenie Prezydenta,
  •     WOPŚF-Zob. wynik z umów.

o    Unieruchomienia środków:

  •     Umowa/ Porozumienie,
  •     Aneks do umowy/ Porozumienia,
  •     Umowa dotacyjna,
  •     Zamówienie,
  •     Zaliczka,
  •     Wniosek Dyrektora,
  •     Protokół,
  •     Decyzja,
  •     Inne,
  •     WOPŚF-Wnioski.

o    Rezerwacje:

  •     Zaangażowanie środków,
  •     Zaangażowanie ujemne,
  •     WOPŚF-Przetargi.

o    Prognozowane wpływy:

  •     Wpływy organu,
  •     Wpływy urzędu.

Integracja FI/FM

Podstawowe rodzaje księgowań (etapy realizacji procesu) wykorzystywane w rachunkowości budżetowej:

•    Dokumenty FI:

  •     Faktury,
  •     Płatności,
  •     Żądania zaliczek,
  •     Zaliczki,
  •     Wstępnie wprowadzone faktury (tylko UMStW),
  •     Przeksięgowanie środków,
  •     Rozliczanie VAT wg WSS w powiązaniu z zaangażowaniem.

•    Dokumenty zaangażowania:

  •     Wstępne unieruchomienie środków (tylko UMStW),
  •     Unieruchomienie środków (tylko UMStW),
  •     Rezerwacje środków,
  •     Ręczna redukcja wstępnych unieruchomień i unieruchomień,
  •     Dopasowania wartości,
  •     Przeniesienie obligo na rok następny (tylko UMStW),
  •     Przeniesienie obligo z roku poprzedniego (tylko UMStW),
  •     Przeliczanie zaangażowania w wyniku zmiany WSS,
  •     Automatyczne obliczanie i przeliczanie VAT wg WSS.

19 działów HR, jeden system

W ramach obszaru HR, uruchomione zostały funkcjonalności: administracji kadrami (HR-PA), zarządzania strukturą organizacyjną (HR-OM), zarządzania czasem pracy (HR-TM), rozliczenia listy płac (HR-PY), a ponadto autorskie narzędzie do obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Jednak nie tyle zakres projektu HR, ile złożoność procesów zarządzania kadrami stanowiły wyzwanie dla uczestników wdrożenia.

Miasto Stołeczne Warszawa jest podzielone administracyjnie na 18 dzielnic z odrębnymi urzędami dzielnic, na czele których stoją burmistrzowie. Wraz z głównym Ratuszem daje to 19 jednostek, w których funkcjonują odrębne działy kadr. Obsługa płacowa realizowana jest centralnie, dla wszystkich pracowników urzędu. Dodatkowo odrębny zespół zajmuje się obsługą wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych (umów zlecenia i umów o dzieło).

Dodatkową trudność stanowi fakt, że budżet na wynagrodzenia znajduje się w dzielnicach i centrali, natomiast listy płac generowane są tylko w centrali. Wynika to z organizacji zatrudnienia – pracownicy mają jednego pracodawcę – Urząd m.st. Warszawy, dlatego składki od wynagrodzeń muszą być naliczane w jednym miejscu.
Przed wdrożeniem SAP w urzędzie wykorzystywano dwie aplikacje dedykowane do obsługi płacowej pracowników. W jednej realizowano obsługę płacową funduszu osobowego (czyli pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę), a w drugiej – bezosobowego (obejmującego umowy cywilnoprawne). Obecnie, choć nadal obsługą funduszu osobowego i bezosobowego zajmują się dwa oddzielne biura, wszystkie procesy z tym związane są realizowane w SAP.

SAP w obszarze HR i FI-CO tworzy jedno zintegrowane rozwiązanie IT.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

W ramach wdrożenia SAP HR stworzono dedykowane narzędzie do obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), rozszerzające standardowe rozwiązanie SAP w tym zakresie, które zostało stworzone zgodnie ze ścisłymi wytycznymi pracowników Urzędu m. st. Warszawy. Zdecydowana większość rozwiązań funkcjonalnych została przeniesiona z poprzedniego systemu.

Pełen proces obsługi ZFŚS jest realizowany w systemie SAP – od wprowadzania wniosków o świadczenie, wydruk wniosków na posiedzenie komisji, wprowadzanie decyzji komisji do systemu, wydruk umów do podpisania z pracownikiem, raportowanie, przesłanie przyznanych świadczeń do rozliczenia na liście płac.

To duże ułatwienie i znaczna oszczędność czasu w organizacji, która co roku rozpatruje ponad 7500 wniosków o różnorakie świadczenia socjalne, od dofinansowania do wypoczynku, przez udzielanie pożyczek, po pomoc w trudnej sytuacji materialnej, i dysponuje na ten cel kwotą rzędu 16 mln zł rocznie.

Import wniosków urlopowych i nieobecności

System SAP UmstW został zintegrowany z portalem obsługi pracowniczej, w którym pracownicy rejestrują nieobecności i wnioski urlopowe. Dane te importowane są do systemu w sposób automatyczny tworząc odpowiednie zapisy w infotypach HR. Jednocześnie zwracana jest informacja na temat pozostałego limitu nieobecności Liczba zaimportowanych wpisów sięga obecnie 70 000 rocznie.

Import umów stypendialnych

Obecnie oddawane jest do użytku narzędzie, które w sposób automatyczny pozwala importować umowy stypendialne oraz rachunki do tych umów bezpośrednio z zewnętrznej aplikacji. W aplikacji tej beneficjenci tworzą wnioski, do których powstałe umowy przenoszone są do systemu SAP dokonując stosownych zapisów w danych umów o dzieło. Analogicznie do umów importowane są comiesięczne rachunki. Narzędzie pozwala także w sposób automatyczny tworzyć dane podstawowe beneficjenta w przypadku, gdy dokonuje on rejestracji danych po raz pierwszy

Import umów dotacyjnych

Podobnym rozwiązaniem do importu umów stypendialnych jest wdrażany mechanizm importu umów dotacyjnych. Zdarzenia rejestrowane w zewnętrznych narzędziach inicjują tworzenie lub aktualizację danych podstawowych kontrahenta, rejestrację umów w systemie wpływających na zaangażowanie środków oraz cykliczną rejestrację rachunków rozliczających inwestycję, na którą udzielono dotacji