System w chmurze, ERP/HCM?! Na co zwrócić uwagę wykorzystując oprogramowanie udostępniane jako usługa w chmurze

Piotr Czapliński

SaaS / PaaS / IaaS …ale o czym mowa?

„Go to cloud” czy „Krok w chmury” to jedne z najczęściej spotykanych pozycji w planach strategicznych IT nowoczesnych organizacji. Pojęcia te są szerokie i mogą odnosić się do różnych celów i  zadań, w zależności od specyfikacji organizacji, w której są stosowane. Można jednak sprowadzić je do wspólnego mianownika. Jest nim dążenie do korzystania ze specjalistycznych usług IT świadczonych przez podmioty zewnętrzne, połączonego często z rezygnacją z realizacji tych usług „własnym sumptem”.

Przykładem takiego podejścia jest wykorzystywanie infrastruktury serwerowej czy sprzętowej udostępnianej przez internet, czyli korzystanie z usług typu PaaS/IaaS  (Platform as a Service / Infrastructure as a Service).

Infrastruktura jako usługa – model PaaS/IaaS

Usługi takie są interesującą alternatywą dla inwestycji we własną serwerownię. Dlaczego w organizacjach coraz częściej zapada decyzja o wykorzystaniu PaaS/IaaS? Budowa własnej infrastruktury to inwestycja istotnych nakładów kapitałowych. Wiąże się z koniecznością zapewnienia finansowania, a także zabezpieczenia zasobów ludzkich posiadających odpowiednie kwalifikacje by zapewnić właściwą obsługę, konserwację i naprawy. Wszystkie te elementy są nie tylko kosztowne, ale również skomplikowane. Tym bardziej, im większa i liczniejsza jest organizacja.

Zamiast budować własną infrastrukturę IT można skorzystać z zewnętrznych dostawców.  W zamian za subskrypcyjną opłatę abonamentową udostępniają oni usługi pozwalające na realizację tych samych lub bardzo zbliżonych celów, które byłoby osiągane przy pomocy własnej serwerowni.

Oprogramowanie w modelu SaaS

Podobne podejście może dotyczyć również systemu IT. Polega ono na wykorzystaniu w organizacji oprogramowania udostępnianego jako usługa przez specjalizującą się w takich działaniach firmę. Są to usługi typu SaaS (Software as a Service) i aplikacje udostępniane w modelu cloud.

SaaS to alternatywa dla instalacji systemu na zasobach własnych – czyli wdrożenia realizowanego w modelu on-permises.

Różnice między budową serwerowni, a skorzystaniem z usług udostępniania infrastruktury serwerowej są namacalne i dość oczywiste. Czy tak samo w przypadku aplikacji instalowanych w modelu on-permises i udostępnianych w ramach usług SaaS?

Zdecydowanie nie! Na co zwrócić uwagę decydując się na wykorzystanie rozwiązania udostępnianego jako usługa w chmurze?

Złudne analogie między wdrożeniem on-permises a usługą SaaS

Udostępnienie aplikacji jako usługi SaaS nie jest tym samym, co korzystanie z oprogramowania na własnej infrastrukturze.

Dostawcy usług SaaS udzielają dostępu do samej aplikacji, która jest gotowa do konfiguracji, nie dają jednak dostępu do innych poziomów systemu.  W modelu SaaS producenci nie zapewniają dostępu do poziomu bazy danych, w której przechowywane są informacje, czy do serwerów, na których system jest zainstalowany.

Efekt? Pewne czynności projektowe nie będą mogły być wykonane przez zespoły wdrożeniowe. Do ich realizacji konieczne będzie współdziałanie z producentem udostępnianego oprogramowania.

Kluczowe zatem na etapie planowania i harmonogramowania prac jest zapewnienie właściwej współpracy nie tylko między zespołem wewnętrznym, a Partnerem wdrożeniowym, ale również twórcą systemu. Podobnych wyzwań związanych ze złudnymi analogiami między wprowadzaniem do organizacji on-permises a SaaS można zidentyfikować wiele, na każdym etapie projektu inne.

Oczywiście identyfikacja taka jest możliwa. jeśli ma się wcześniejsze doświadczenia związane z wykorzystaniem SaaS czy wdrożeniami konkretnych produktów. W innym przypadku można przeoczyć zagrożenia dla powodzenia projektu.

Naturalnym remedium na powyższe jest ścisła współpraca z Partnerem wdrożeniowym, posiadającym rzeczywiste doświadczenie dotyczące wprowadzania usług SaaS, zdobywane we współpracy z różnymi producentami.

Wdrożenie SaaS to konfiguracja usługi, nie implementacja oprogramowania

System udostępniany w modelu SaaS jest co do zasady rozwiązaniem globalnym, projektowanym tak, aby pasował „każdemu”. Jego twórcy dążą do uniwersalizacji i standaryzacji obsługi procesów biznesowych, by realizować wymagania z „całego świata” w jednym systemie.

Naturalnie rozwiązania te mogą nie adresować wszystkich potrzeb lokalnych, specyficznych dla danego regionu czy organizacji. To kolejna różnica w porównaniu z oprogramowaniem  instalowanym i wdrażanym na pojedynczej – dedykowanej instancji klienta.

Jak wcześniej wspomniano, możliwości modyfikacji i dostępu do poszczególnych elementów systemu są ograniczone. Z tego powodu w przypadku rozwiązań SaaS nie mówić de facto o wdrożeniu. Mamy do czynienia z konfiguracją usługi.

Standaryzacja procesów biznesowych w organizacji staje się kluczowa dla sukcesu projektu i niesie za sobą niezaprzeczalną wartość dla samej firmy. Jednak dopiero standaryzacja wykonywana przy wsparciu doświadczonego Partnera skutkować będzie takim reinżynieringiem procesów biznesowych, który pozwoli na maksymalizację wartości dodanej, płynącej z wykorzystania możliwości konfiguracyjnych, udostępnianych usług SaaS.

Luki funkcjonalne i integracja usługi z systemami zewnętrznymi

Luka funkcjonalna to najprościej mówiąc brak funkcjonalności, która jest istotna z punktu widzenia klienta. Projekt implementacji oprogramowania w modelu on-permises zakłada zwykle pewne dostosowania systemu do specyficznych potrzeb klienta. Są one możliwe między innymi dlatego, że systemy są instalowane fizycznie na infrastrukturze klienta i  posiada on z natury rzeczy nieskrępowany dostęp do poszczególnych elementów systemu.

Same rozwiązania on-permises nie „wiązało” znacząco rąk wdrożeniowca. Było ono wolne od konieczności zachowania rygorów funkcjonalności globalnych.

Konfiguracja usług SaaS nie pozwala na tak rozumiane dostosowania. Doświadczenie z wdrożeń systemów on-permises nie ma więc w tym wypadku kluczowego znaczenia, mimo, że można spotkać się z odmienną opinią.

Realizacja luk funkcjonalnych w projektach SaaS polega na budowie rozwiązań zewnętrznych dostarczających oczekiwane funkcjonalności i ich integracji z usługą SaaS.

Rozwiązania te mogą np. dokonywać niezbędnych przetworzeń danych czy dostarczać nowe formatki. Niezbędne jest zapewnienie tym rozwiązaniom właściwych danych z systemu SaaS (interfejs danych wychodzących z SaaS), a następnie przekazanie efektu ich działania zwrotnie do systemu SaaS.

Kluczowe staje się więc odpowiednie zarządzenie integracją. Ta sama integracja dotyczyć będzie również systemów zewnętrznych. Obecnie trudno wyobrazić sobie system zupełnie oderwany od „świata IT” danej organizacji, dlatego ten punkt konfiguracji usługi SaaS wydaje się nieunikniony. W konsekwencji właściwe zarządzenie integracją staje się krytycznie istotne i wymaga właściwej obsługi. Funkcjonalności wspomagające taką obsługę i upraszczające budowę kastomizacji zapewnia Platforma Integracyjna SBS.

Problem z kastomizacją? Zatrudnij roboty!

Wobec ograniczonych możliwości konfiguracyjnych SaaS należy wziąć pod uwagę wykorzystanie narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych (RPA – Robotic Process Automation). Polega to na wykorzystaniu narzędzi informatycznych symulujących pracę użytkownika w aplikacji lub też w kilku aplikacjach. Może to być wykorzystane między innymi do:

• usprawnienia działania poprzez wprowadzanie do systemu danych przez robota z pliku excel czy przenoszenia danych między formatkami / modułami samej usługi SaaS,
• wymiany informacji między usługą SaaS, a systemami zewnętrznymi – integracja.
• usprawniania importu danych (jeśli do wprowadzenia jest dużo powtarzanych danych, to zamiast wprowadzać dane z pliku, można przygotować automat, który zaczyta pliku i doda go do systemu)

Wartą rozważenia ewentualnością jest budowa takich mechanizmów na potrzeby realizacji testów. Rozwiązania robotyczne są stosunkowo tanie i mogą być dostarczane szybko.

Sprawdź zasady udostępniania i zarządzania usługą SaaS

Praktyką rynkową jest, iż wraz z zakupem subskrypcji SaaS, obok docelowej usługi produkcyjnej, producent udostępnia również usługę testową. Zasady udostępnienia usług jak i zarządzania nimi mogą się jednak znacząco różnić, nawet w przypadku różnej klasy systemów udostępnianych przez tę samą firmę. Co więcej, jedynie on posiada nieskrępowany dostęp do wszystkich komponentów usługi SaaS i wiele zagadnień można realizować jedynie poprzez ścisłą współpracę z twórcą systemu.

Decydując się na skorzystanie z usługi w modeli SaaS sprawdź zasady współpracy. Zadanie z pozoru trywialnych pytań i wyraźne zaadresowanie oczywistych zagadnień jest więc nie do przecenienia.

W jakim więc czasie mogę liczyć na rozwiązanie błędu?

Kiedy dostarczane są poprawki i nowe lokalizacje?

Odpowiedzi na te i wiele innych pytań potrafią zaskakiwać, przez co ich wpływ na projekt staje się bardzo istotny. Właściwe pytanie pomoże zidentyfikować i zadawać Partner, który przeprowadził już wiele wdrożeń, zarówno on-permises jak i w modelu SaaS.

Zidentyfikuj drogę wyjścia z SaaS

W procesie zakupu i konfiguracji usługi SaaS w naturalny sposób skupiamy się na celu jakim jest rozpoczęcie wykorzystywania usługi w organizacji. Nie można jednak nie brać pod uwagę kolejnych etapów życia systemu.

Zakup usług SaaS ma zwykle charakter czasowy. Co robić kiedy zbliża się termin końca subskrypcji? Kiedy i jakie działania należy podjąć? W jaki sposób możliwe jest zaprzestanie wykorzystywania usługi i przejście do innego systemu? A co, kiedy implementacja nowego systemu się przesunie? Jak nie stracić danych podczas migracji do nowego systemu?

To tylko przykładowe pytania, które należy wziąć pod uwagę analizując ofertę SaaS. Jest jeszcze wiele innych aspektów które należy uwzględnić. Nie wiesz, co jeszcze powinno być sprawdzone przez twoją firmę? Powierz konfigurację SaaS Partnerowi, który realizował już wiele takich projektów. Pomoże spojrzeć na projekt z szerokiej perspektywy, która może naświetlić problemy  nie dostrzegane nie tylko przez samego klienta, ale również podczas jego współpracy z producentem oprogramowania. Wiedza gromadzona podczas licznych wdrożeń, realizowanych w wielu branżach, to kapitał nie do przecenienia.

Wdrożenie SaaS to wyzwanie

Najlepszą receptą na problemy związane z wprowadzeniem usług SaaS jest współpraca z właściwym Partnerem wdrożeniowym. Niezależna firma zewnętrzna zapewni rzetelne wsparcie nie tylko przy wdrożeniu, ale również i wyborze właściwej usługi. Projekt uruchomienia w organizacji nowego systemu zostanie zaplanowany i zrealizowany bez niepotrzebnych opóźnień, problemów, stresu i dodatkowych nakładów, których można było uniknąć.  Szkoda czasu na wyważanie otwartych drzwi – skorzystaj z doświadczeń innych.