Distribev, wiodący na rynku dostawca napojów alkoholowych i bezalkoholowych, oferuje niezwykle zróżnicowane portfolio produktów. Znajdziemy tu orzeźwiające shandy, bogaty wybór win z różnych stron świata, lekkie i aromatyczne cydry oraz szeroki wachlarz alkoholi mocnych. Miłośnicy piwa mogą sięgnąć po znane polskie marki – chociażby Tyskie czy Warkę – lub zdecydować się na propozycje światowych producentów, takich jak Carlsberg. Oferta nie kończy się jednak na trunkach: w dystrybucji znajdują się również napoje bezalkoholowe (m.in. Pepsi i Red Bull), artykuły spożywcze (food) oraz segment non-food. Dzięki tak kompleksowemu podejściu, Distribev skutecznie odpowiada na potrzeby zarówno małych punktów sprzedaży, jak i dużych sieci handlowych, gwarantując wygodę i profesjonalną obsługę.

Sygnity Business Solutions S.A. zrealizowało wdrożenie systemu ERP Quatra MAX w firmie Distribev Sp. z o.o., co pozwoliło na usprawnienie procesów w  33 oddziałach przedsiębiorstwa. Dzięki wdrożeniu, Klient poprawił nadzór nad kluczowymi obszarami swojej działalności – od zarządzania łańcuchem dostaw i obsługi logistyki po płynny obieg dokumentów. Wprowadzenie zintegrowanego oprogramowania nie tylko przyspieszyło realizację codziennych zadań, ale również poprawiło komunikację pomiędzy poszczególnymi działami.

– Wybierając nowy system ERP, już na etapie analizy dostępnych rozwiązań rynkowych skupiliśmy się na dwóch kluczowych aspektach: wyborze doświadczonego dostawcy, gwarantującego nowoczesne i rozwijane rozwiązanie, oraz partnera zdolnego do przeprowadzenia wdrożenia zgodnie z przyjętymi założeniami projektowymi. Firma Sygnity Business Solutions spełniła oba te kryteria. System Quatra Max, który został dostarczony i wdrożony w naszej organizacji, to nowoczesna platforma technologiczna, wspierająca naszą działalność operacyjną i strategiczną. Dzięki jego funkcjonalnościom staliśmy się jeszcze bardziej konkurencyjni na rynku. Po zakończeniu wdrożenia obserwujemy wymierne korzyści wynikające z automatyzacji i optymalizacji procesów, szczególnie w obszarach logistyki, gospodarki magazynowej oraz finansów i księgowości. – Marcin Sadło, [IT Manager] Distribev

Klient przed wdrożeniem systemu Quatra MAX korzystał z rozwiązań SAP. Decyzja o przejściu na Quatrę MAX pozwoliła na połączenie rozproszonych narzędzi w jednym elastycznym systemie.
W efekcie znacząco ograniczono koszty przygotowywania danych i przyspieszono proces podejmowania decyzji. Dodatkową zaletą były korzystne stawki zarówno wdrożenia, jak i serwisu, dzięki czemu zaoszczędzone środki można było przeznaczyć na rozwój biznesu.

W ramach projektu:

• zintegrowano Quatrę Max z systemami biznesowymi m. in.: Salesforce, TMS, EDI, hurtowania danych, aplikacja mobilna kierowcy,
• usprawniono komunikację z systemami rządowymi/podatkowymi (MF – JPK, JPKMG, JPKFA, GUS, REGON, WHITELIST, VIES),
• umożliwiono komunikację z KSeF (Krajowy System e-Faktur) oraz w innych dedykowanych formatach do systemów zewnętrznych (np. mailowo),
• opracowanie możliwości komunikacji poprzez dedykowane formaty używane przez Distribev, poza standardową komunikacją EDI.

Kluczowy problem Klienta stanowiło utrzymanie spójności danych w wielu niezależnych podsystemach oraz tworzenie aktualnych analiz niezbędnych do szybkiego podejmowania decyzji, np. w zakresie zakupów.

Dzięki uruchomieniu nowoczesnego systemu Quatra MAX osiągnięto wysoki standard świadczonych usług. Wzrosło zadowolenie zespołów uczestniczących we wdrożeniu oraz samych Klientów, co potwierdziło, że postawienie na innowacyjne rozwiązanie było trafną decyzją.

Wdrożenie systemu Quatra MAX rozpoczęto od szczegółowej analizy potrzeb Distribev Sp. z o. o. Sygnity Business Solutions S.A. przeprowadziła modelowanie procesów i przygotowała Projekt Techniczny Rozwiązania, który uwzględniał specyfikę działalności Klienta.

Na etapie wdrożenia koncentrowaliśmy się przede wszystkim na możliwie jak najlepszym dopasowaniu systemu do potrzeb Distribev Sp. z o. o. oraz wypracowaniu rozwiązań, które przyniosą wymierne korzyści biznesowe. W rezultacie udało się ustalić czytelne cele, jasno określić zakresy odpowiedzialności i skrócić czas obsługi kluczowych procesów. Dzięki temu Distribev zyskało elastyczny i skalowalny system, który można rozbudowywać o kolejne moduły w miarę rozwoju firmy.

– Wdrożenie Systemu ERP Qutra Max pozwoliło na zaprojektowanie indywidualnych rozwiązań dla procesów w Distribev, co przyczyniło się do bardziej efektywnego zarządzania łańcuchem obiegu dokumentów w naszej organizacji.  Nowe narzędzie udostępniło możliwość utrzymania ciągłości i spójności danych w pozostałych podsystemach wykorzystywanych w firmie, co w konsekwencji wpłynęło na zdecydowaną poprawę szybkości i jakości wymiany danych. . Dostarczone funkcjonalności w znaczącym stopniu pozwoliły na bardziej ergonomiczną pracę przez użytkownika końcowego a dostarczone narzędzia pozwalają na intuicyjne poruszanie się po systemie.– Edyta Zasępa, [Project Manager] Distribev

Quatra MAX pozwala na szczegółowe rejestrowanie wszystkich transakcji zakupowych, sprzedażowych i zdarzeń magazynowych, w tym wysyłek. Jest również dostosowana do branżowych rozwiązań służących do przyjmowania zamówień, planowania tras oraz obsługi aplikacji mobilnej wykorzystywanej przez kierowców.

Elastyczność i optymalizacja

Zastosowanie nowoczesnego silnika aplikacji umożliwiło wprowadzanie indywidualnych funkcjonalności dla Distribev, co w praktyce przekłada się na szybką adaptację do zmieniających się potrzeb rynkowych.

Wsparcie procesów magazynowych i dystrybucji

System wspiera kompletację i wydawanie towarów, zwiększając wydajność pracy i zapewniając kadrze zarządzającej dostęp do zawsze aktualnych informacji o postępie operacji magazynowych.

Redukcja błędów i reklamacji

Ograniczenie pomyłek przełożyło się na mniejszą liczbę reklamacji, co z kolei pozytywnie wpłynęło na relacje z Klientami oraz obniżenie kosztów obsługi.

Korzyści dla organizacji z wprowadzenia systemu Quatra Max i integracji wszystkich danych za jego pośrednictwem można analizować w podziale na obszary:

Procesy logistyczne i magazynowe

• Quatra Max optymalizuje procesy logistyczne oraz zarządzanie zasobami dzięki zaawansowanym analizom.
• Poprawia kontrolę i monitorowanie na każdym etapie procesu logistycznego.
• Umożliwia obsługę wielu magazynów w jednym systemie.
• Umożliwia wykorzystanie procesu cross-docking.
• Usprawnia zarządzanie magazynem i operacje magazynowe.
• Automatyzacja i efektywność operacyjna Nowy system pozwala na skalowanie biznesu dzięki automatyzacji.
• Automatyzuje procesy księgowe i magazynowe.
• Zapewnia swobodny przepływ dokumentów wewnątrz systemu.

Zarządzanie dokumentacją i zgodność z przepisami

• Wprowadzone rozwiązanie pozwala efektywnie i bezpiecznie zarządzać dokumentacją handlową.
• Gwarantuje zgodność z przepisami branżowymi.

Komunikacja i realizacja procesów wewnątrz firmy

• Quatra Max usprawnia komunikację i zwiększa efektywność pracy w firmie.
• Zapewnia intuicyjną i łatwą obsługę.
• Zapewnia bieżące wsparcie konsultantów.

Integracja i raportowanie

• Tworzy jednolitą, zintegrowaną bazę danych połączoną z innymi modułami systemu.
• Oferuje raportowanie dopasowane do potrzeb – zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym.

– Już na etapie prezentacji systemu ERP Qutra Max wyróżniła się przede wszystkim ergonomią pracy, intuicyjnym umieszczenie poszczególnych funkcjonalności w obszarze roboczym oraz łatwością obsługi przez użytkownika końcowego. Dla finansów jako zespołu wspierającego kluczowe były obszary związane z obsługą faktur, płatności czy rozrachunków. Rozwiązania systemowe zostały zaprojektowane dla działu księgowości tak, by procesy realizowane były szybko, a dane dostarczane do innych działów spółki były jak najbardziej oddające bieżącą sytuację księgowo-finansową. W konsekwencji wprowadzonych rozwiązań i automatyzacji zoptymalizowano procesowanie dokumentów w wielu obszarach co tylko potwierdziło, że system ERP Quatra Max spełnił oczekiwania.. – Monika Skwara, [Finance Manager] Distribev