Istotna rola człowieka we wdrożeniu systemu ERP

Tomasz Barbachowski

O systemach ERP napisano wiele artykułów oraz mniej czy bardziej naukowych publikacji: o możliwościach, zaletach, opcjach, o wdrożeniach, czy wreszcie o korzyściach wynikających z wdrożenia i użytkowania.

Wdrożenie Systemu ERP niesie ze sobą oczywiste profity i chyba nie ma potrzeby kolejnego wymieniania tych zalet. Niewielka jest natomiast liczba publikacji, dotyczących czynnika ludzkiego w systemach ERP: zarówno jeśli popatrzymy na to od strony zespołu wdrożeniowego jak też z perspektywy osób zaangażowanych w taki proces od strony klienta.

Ciągłe podnoszenie umiejętności

Dla konsultantów merytorycznych i developerów system klasy ERP to konieczność permanentnej, samodzielnej edukacji. Systemy cały czas się zmieniają, a dokumentacja nowych opcji i możliwości początkowo jest zwykle bardzo uboga. Pozostaje indywidualna praca i rozpoznawanie nowych funkcjonalności.

Kolejnym aspektem są zmieniające się przepisy, które wymagają dostosowywania systemów do nowych wymagań. Ostatnie przykłady to chociażby RODO czy split-payment. Zapewnienie zgodności z przepisami to zadanie, które z jednej strony wymaga dobrego merytorycznego rozpoznania zapisów odpowiednich ustaw i przepisów wykonawczych, a z drugiej wkomponowania tych wymagań w istniejący i funkcjonujący system.

Nie ma więc tutaj miejsca na stagnację, ponieważ, aby „być na bieżąco”, aby oferować profesjonalne usługi, nie ma innej drogi niż stałe podnoszenie swoich umiejętności i poszerzanie wiedzy. W miarę nabywania doświadczenia, bardziej dotyczy to pogłębiania wiedzy merytorycznej niż samego zgłębiania tajników konfiguracji samego systemu ERP.

Empatia – nieodłączna część metodologii wdrożeniowej

Inny, sporadycznie poruszanym aspektem wdrożenia i utrzymania systemu klasy ERP jest zagadnienie współpracy teamu wdrożeniowego z zespołem ze strony klienta. Kontakty, które nawiązujemy w trakcie trwania projektu to zwykle profesjonalne relacje trwające wiele, wiele lat (o takie, długofalowe relacje z klientami w gruncie rzeczy zawsze zabiegamy).

Oczywiście zawsze funkcjonujemy w jakimś formalnym układzie, firmy wiąże umowa, z której wynikają określone obowiązki itd. Jednak w tym wszystkim przede wszystkim współpracujemy z konkretnymi ludźmi. Nawet jeśli wykorzystujemy dedykowane narzędzia np. do obsługi zgłoszeń.

Konieczność dostosowania się do różnych osobowości i różnych wydań kultury pracy to aspekt czasem stresujący, ale przede wszystkim niezwykle mobilizujący. Ludzie są bardzo różni pod względem charakterów i osobowości: cholerycy, flegmatycy, introwertycy, ekstrawertycy, formaliści itd. Z każdym należy nauczyć się współpracować, z każdym znaleźć porozumienie i wspólny język. Nie tylko wiedza merytoryczna stanowi o sukcesie wdrożenia, ale także umiejętność porozumiewania w bardzo różnych, czasem trudnych sytuacjach.

Kiedy więc rozpoczynamy analizę przedwdrożeniową u klienta, nie tylko poznajemy procesy i określamy wymagania, ale jednocześnie poznajemy ludzi i uczymy się z nimi rozmawiać. Bez wątpienia to samo o zespole wdrożeniowym może mogą powiedzieć osoby, biorące udział w projekcie od strony klienta.

Praca zespołowa

Kiedy wdrażamy zintegrowany system zarządzania, praca zespołowa to podstawa. Podobnie, jak poszczególne elementy takiego systemu muszą ze sobą płynnie współpracować, tak samo muszą ze sobą współdziałać członkowie zespołu. Tutaj ponownie dają o sobie znać różne charaktery i osobowości.

Różne metodologie projektowe ułatwiają wkomponowanie każdej osoby w projekt, ale własna (czasem wrodzona, czasem w większym stopniu wyuczona) umiejętność współpracy z innymi to cecha niezwykle cenna i potrzebna.

Biorąc pod uwagę to, co napisano wcześniej o konieczności samodzielnej pracy i rozwijania wiedzy, można powiedzieć, że idealnym członkiem zespołu jest zespołowy indywidualista. A zatem to ktoś, kto łączy w sobie umiejętność pracy zespołowej z własną, indywidualną i samodzielną aktywnością.

Kilka słów podsumowania

Nowoczesne systemy informatyczne w dużej mierze mają na celu zautomatyzowanie wielu procesów związanych z szeroko pojętym zarządzaniem przedsiębiorstwem. Automatyzacja często oznacza ograniczenie udziału człowieka w procesie. Na szczęście wdrożenie systemu ERP to wciąż przede wszystkim praca między ludźmi i współpraca z ludźmi. Często to najciekawszy, najbardziej „emocjonujący” aspekt projektu.