Statystyka w systemie bibliotecznym PROLIB

Anna Złakowska-Kusznierz
K-03 Sprawozdanie biblioteki do GUS - jak znaleźć dane?

Zbliża się termin wysłania informacji o pracy biblioteki w roku rozliczeniowym. Każdego roku na początku lutego biblioteka wysyła formularz K-03 Sprawozdanie biblioteki do GUS.

K-03 Sprawozdanie biblioteki do GUS w systemie Prolib

System PROLIB w ciągu roku sprawozdawczego skrupulatnie rejestruje każdą operację wykonaną przez czytelnika. Do sprawozdania biblioteki K-03 z systemu możemy pobrać informacje do działów:
    • Dział 4. Zbiory biblioteczne
    • Dział 5. Wydatki na materiały biblioteczne w okresie sprawozdawczym
    • Dział 6. Użytkownicy bibliotek i odwiedziny w ciągu roku
    • Dział 7. Wykorzystanie usług bibliotecznych
Wszystkie informacje uzyskuje się poprzez uruchomienie raportów:
    1. GUS – Stan zbiorów bibliotecznych – program egz2r025.w
    2. GUS – Wydatki na materiały biblioteczne  – program egz2r026.w
    3. GUS – Liczba aktywnych czytelników – program wyp2r007.w
    4. GUS – Użytkownicy zarejestrowani w bibliotece – program wyp2r009.w
    5. GUS – Czytelnicy aktywnie wypożyczający wg wieku i statusów – program wyp2r011.w
    6. GUS – Odwiedziny w bibliotece – program wyp2r012.w
    7. GUS – Wykorzystanie usług bibliotecznych – program egz2r027.w
 

Dział 4. Zbiory biblioteczne

Raport prezentuje informację o liczbie dokumentów, które wzbogaciły (wpływy) i ubyły (ubytki) w roku sprawozdawczym z majątku biblioteki. Każdy zasób kwalifikowany jest wyłącznie do jednej kategorii.

Program daje możliwość rozbicia informacji o zbiorach w całej bibliotece  lub  dla jednego / kilku położeń. Przez położenie rozumiemy określoną przez bibliotekę jednostkę organizacyjną. Może to być jedna  filia, ale może to być jedna filia składająca się z Czytelni i Wypożyczalni, które w  zależności od potrzeby mogą wykazywać wspólne lub oddzielne informacje.

Domyślnie zakres czasowy raportu obejmuje 1 rok kalendarzowy, np. 01.01.2019 do 31.12.2019, ale datę raportu można zmienić i otrzymać informację za mniejszy (np. kwartalny, półroczny) lub większy (np. 2 lata, 5 lat) zakres czasu.

Formularz – K-03 Sprawozdanie biblioteki zawiera 105 pól, z czego 81 pól wypełnia biblioteka. Z systemu PROLIB otrzymujemy informacje do wypełnienia rubryk dotyczących: księgozbioru (książek i czasopism), zbiorów specjalnych (rękopisy, stare druki, druki muzyczne, dokumenty kartograficzne, dokumenty graficzne, normy i opisy patentowe, materiały audiowizualne: filmy, dokumenty dźwiękowe, książki mówione, z wyszczególnieniem audiobooków), elektroniczne zainwentaryzowane i inne zbiory.

Rubryka „Stan w dniu 31 XII 2018 r.” – program zlicza egzemplarze, które mają wpisaną datę rejestracji sprzed daty wpisanej do formatki startowej, czyli 01.01.2019.

Rubryka oznaczona „Wpływy w ciągu roku” – prezentuje liczbę wszystkich egzemplarzy,  których data rejestracji zawiera się w wybranym okresie. Informuje o wszystkich wpływach (nabytkach) niezależnie od źródła finansowania oraz  wyodrębnia liczbę dokumentów, które biblioteka kupiła.  

Rubryka „Ubytki w ciągu roku” – prezentuje liczbę wszystkich zubytkowanych egzemplarzy - status brak (ubytek), których data ubytkowania zawiera się w podanym w formatce startowej okresie.

Ostatnia rubryka „Stan w dniu 31 XII 2019 r.” – zawiera działanie matematyczne. Dodaje wpływy i odejmuje ubytki od stanu za rok poprzedni.
 

Dział 5. Wydatki na materiały biblioteczne w okresie sprawozdawczym

Raport zlicza wartość w PLN wprowadzonych do PROLIB  dokumentów, których data rejestracji zawiera się w zakresie dat wybranych w formatce startowej. Ten raport - w zależności od potrzeb - może być wykonywany dla całej biblioteki lub wybranego położenia.
Do formularza K-03 wprowadzamy wartość nabytków:
    • Książek - zliczona jest wartość wszystkich egzemplarzy kreatora wydawnictwa zwarte, których data rejestracji zawiera się w zakresie dat wybranych w formatce startowej;
    • Czasopisma – pole nie jest wypełniane przez program, pozostaje puste;
    • Zbiory specjalne –  zliczona jest wartość wszystkich egzemplarzy kreatorów:
            ◦ rękopisy,
            ◦ stare druki,
            ◦ druki muzyczne,
            ◦ dokumenty kartograficzne,
            ◦ dokumenty ikonograficzne,
            ◦ normy,
            ◦ filmy,
            ◦ dokumenty dźwiękowe,
            ◦ książki mówione,
            ◦ DŻS-y,
            ◦ materiały audiowizualne,
            ◦ audiobooki,
            ◦ dokumenty techniczno-handlowe,
których data rejestracji zawiera się w zakresie dat wybranych w formatce startowej;
    • Zbiory specjalne wyszczególniają:
            ◦ materiały audiowizualne - zliczona jest wartość filmów, dokumentów dźwiękowych i książek mówionych, których data rejestracji zawiera się w zakresie dat wybranych w formatce startowej;
            ◦ audiobooki  - zliczana wartość egzemplarzy tylko książek mówionych, których data rejestracji zawiera się w zakresie dat wybranych w formatce startowej;
            ◦ dokumenty elektroniczne -  zliczona jest wartość dokumentów elektronicznych, których data rejestracji zawiera się w zakresie dat wybranych w formatce startowej;
 

Dział 6. Użytkownicy bibliotek i odwiedziny w ciągu roku

Dział 6 podzielony jest na 2 poddziały:

   1. Stan liczbowy czytelników;
    2. Czytelnicy wg kryteriów, który z kolei podzielony jest na typy bibliotek:
        a. Dla bibliotek publicznych - 2. Czytelnicy (użytkownicy aktywnie wypożyczający) według wieku i zajęcia;
        b. Dla bibliotek pedagogicznych - 3. Czytelnicy (użytkownicy aktywnie wypożyczający) według zajęcia;
        c. Dla bibliotek naukowych (bibliotek uczelni) - 4. Czytelnicy (użytkownicy aktywnie wypożyczający) według zajęcia;

W formularzu 1. Stan liczbowy wymagane jest podanie 3 informacji:
    1. Użytkownicy zarejestrowani w bibliotece;
    2. Czytelnicy (użytkownicy aktywnie wypożyczający);
    3. Odwiedziny w bibliotece;

Tę informację uzyskamy z 3 różnych raportów:

Raport: „Użytkownicy zarejestrowani w bibliotece” – podaje liczbę czytelników zapisanych do biblioteki z podziałem na nowych (dodanych w okresie sprawozdawczym) i przerejestrowanych (będących zapisanych wcześniej, ale aktywnie korzystających z zasobów biblioteki).

Pomijani są czytelnicy, którzy zostali zapisani do biblioteki automatycznie (przez użytkownika XMLClient, np. studenci). Nie są traktowani jako zapisani, ale jeśli wykonają dowolną czynność aktywującą konto, np. wykonają wypożyczenie, bibliotekarz zaznaczy informację biblioteczną, to raport uwzględnia ich jako zapisanych pod datą wykonania czynności, np. czytelnik został zapisany automatycznie we wrześniu, a przyszedł do biblioteki (i np. wypożyczył) w październiku. Raport wykaże go jako zapisanego w październiku.

Na potrzeby bibliotek publicznych dodawana jest informacja o liczbie czytelników do 15 lat, którzy zostali uwzględnieni w zestawieniu.  Wiek czytelnika do lat 15 obliczany jest od daty jego urodzin do daty wykonania pierwszej czynności zapisanej w historii czytelnika, np. zapisanie do biblioteki lub zwrot dokumentu wypożyczonego w poprzednim okresie sprawozdawczym.

Czytelnicy (użytkownicy aktywnie wypożyczający) – informację o liczbie aktywnych czytelników można uzyskać z raportu „Liczba czytelników aktywnych”. Wykazuje czytelników, u których znajdują się zapisy dotyczące zarejestrowania informacji bibliotecznej, udostępnienia, wypożyczenia, prolongaty dokumentu. Raport uwzględnia również czytelników usuniętych z bazy biblioteki.

„Odwiedziny w bibliotece” – raport podaje liczbę czytelników, którzy skorzystali z usług biblioteki.  Zawiera więcej informacji niż wymaga GUS. Podaje informacje o odwiedzinach czytelnika w dziale wypożyczeń i udostępnień.
Czytelnik liczony jest tylko jeden raz. Jeśli wykonał wypożyczenie i udostępnienie, to policzony zostanie w kolumnie, w której została wykonana pierwsza czynność. Prolongata i zwrot rozróżnia  na prolongatę i zwrot dokumentu wypożyczonego i udostępnionego (przykład: jeśli czytelnik zwróci dokument wypożyczony, to zostanie odnotowany jako  „Odwiedziny w dziale wypożyczeń, jeśli zwróci dokument udostępniony, to zostanie odnotowany jako  „Odwiedziny w dziale udostępnień".

Dział 7. Wykorzystanie usług bibliotecznych

Z systemu PROLIB uzyskamy informację dotyczącą pkt. 1. Liczba wypożyczeń i udostępnień w ciągu roku.  Raport prezentuje liczbę wypożyczeń i udostępnień wraz z możliwością doliczenia prolongaty wykonanej przez bibliotekarza i czytelnika (przez OPAC WWW / INTEGRO). Uwzględnia podział na typy dokumentów:
    • książki – z dodatkowym podziałem niewymaganym przez GUS – na książki z literatury pięknej dla dzieci, literatury pięknej dla dorosłych i literatury niebeletrystycznej;  
    • czasopisma oprawne,
    • zbiory specjalne, którymi są: MS (manuskrypty), STD (stare druki), DRM (druki muzyczne, nuty); DK (dokumenty kartograficzne, mapy, atlasy), N (normy), MA (materiały alternatywne), DTH (dokumenty techniczno-handlowe), F (filmy), DD (dokumenty dźwiękowe), KM (książki mówione).
    • zbiory specjalne dodatkowo podzielone są na:
            ◦ dokumenty  audiowizualne:  F (filmy), DD (dokumenty dźwiękowe), KM (książki mówione).
            ◦ audiobooki: KM (książka mówiona).
    • dokumenty elektroniczne na nośniku fizycznym:  DE (dokumenty elektroniczne).

Zadaniem dobrego systemu bibliotecznego jest wsparcie bibliotekarzy w zbieraniu danych.

Dla dodatkowego ułatwienia pracy załączamy formularz sprawozdawczy.