Statystyka w systemie bibliotecznym PROLIB

Anna Złakowska-Kusznierz

Minął kolejny rok statystyczny i do 7 lutego 2022 r. należy wypełnić formularz K-03 Sprawozdanie biblioteki i wysłać go do GUS. W tym roku obowiązującą formą przekazania danych jest forma elektroniczna. Porównując formularz za rok 2020 i 2021 – nie uległ on zmianie. Przy przygotowaniu wersji papierowej można więc skorzystać z podpowiedzi i raportów opisanych w naszym wcześniejszym artykule dotyczącym tej tematyki.

Zmiana, która zasługuje na uwagę to uproszczenie Działu 11. Pytanie uzupełniające związane z wpływem COVID-19 na prowadzenie działalności w sprawozdaniu K-03 za rok 2021. Do określenia dni pracy biblioteki bez czytelników można wykorzystać raport „Analiza czasu pracy agendy” (wyp2r056.w) z systemu PROLIB, który wykaże w jakie dni i w jakich godzinach zostały zarejestrowane odwiedziny czytelników w bibliotece.

Jednocześnie poza składaniem sprawozdania do GUS, Biblioteki dla własnych celów wykorzystują wiele raportów dostępnych w systemie PROLIB. Na podstawie naszych doświadczeń z ubiegłych lat i Państwa pytań w Systemie Obsługi Serwisowej przygotowaliśmy kilka informacji o działaniu raportów statystycznych dostępnych w systemie.

Moduł Administrator

W module Administrator najpopularniejszym raportem statystycznym jest „Statystyka pełna bazy danych” (adm2r001.w). Prezentuje informacje o liczbie opisów bibliograficznych oraz liczbie egzemplarzy w bazie danych z podziałem na typy dokumentów. W obrębie każdego typu dokumentu wykonywany jest drugi podział na księgi inwentarzowe. Przy tworzeniu raportu za rok 2021 należy zwrócić uwagę, jaki rodzaj daty pobierany jest z egzemplarza: czy jest to data wpływu (data dodania rekordu egzemplarza do bazy), czy data rejestracji (data nadania numeru inwentarzowego). W zależności od potrzeb (właśnie poprzez datę, którą ustawia odpowiedni parametr), raport prezentuje różne dane.

Moduł Gromadzenie

Najważniejszą informacją dla księgowych jest informacja o wydanych w roku sprawozdawczym środkach finansowych na zakup materiałów bibliotecznych (książek, czasopism, ITD (Innych Typów Dokumentów)). Korzystając z opcji Budżetowanie i raportu „Budżety z listą funduszy” (aqu2r031.w) – otrzymać można informację statystyczną o kwocie wydanej w roku 2021 na wybraną placówkę z podziałem na typ dokumentu oraz wydaną kwotą w rozbiciu miesięcznym. Rozliczając dostawców biblioteki, można wykorzystać raport „Lista dostawców opłaconych z budżetu” (aqu2r032.w).

Moduł Opracowanie

W module Opracowanie najczęściej wykorzystywany do sprawozdawczości jest raport „Raport operatorów tworzących opisy” (opr2r006.w). Raport informuje o liczbie utworzonych i zmodyfikowanych w ciągu roku 2021 opisów bibliograficznych. W rubryce Korekta znajduje się między innymi informacja o zmodyfikowanych opisach w związku ze zmianą haseł JHPBN na Deskryptory.

Moduł LKHW

W module LKHW – w roku 2021 został utworzony nowy raport statystyczny – „Statystyka haseł przedmiotowych” – uruchamiany za pomocą procedury: policz-hasla-przedmiotowe.w. Program zlicza ilość haseł przedmiotowych w bazie z rozbiciem na rodzaj haseł (np. DBN, KABA, Mesh, INNE), rodzaj kartoteki (hasła utworzone przez bibliotekę i pobrane z CKHW) oraz kreator. Raport oprócz zliczania haseł tworzy dodatkowo szczegółową ich listę.

Moduł Wypożyczalnia

Wypożyczalnia to moduł zawierający największą liczbę raportów statystycznych. Najwięcej pytań od bibliotek dotyczy porównania wyników z kilku raportów. Przed rejestracją zgłoszeń dotyczących niezgodności, prosimy o zapoznanie się z dokumentacją. Być może przyczyną niezgodności jest inaczej interpretowany parametr lub inne założenia do raportu.

W roku 2021 Biblioteka Narodowa po raz pierwszy poprosiła biblioteki publiczne o podanie informacji o płci i narodowości czytelników. W systemie PROLIB zostały utworzone pola, które zbierają te informacje. Przy podawaniu danych dla BN o płeć i narodowość można wykorzystać raport – „Lista czytelników” (czyt2r010.w).

Pojawiły się też pytania dotyczące wypożyczeń konkretnych typów dokumentów. Przykład: Biblioteka wprowadziła opisy gier planszowych. Korzystając z 2 raportów: „Statystyka wypożyczeń / udostępnień dokumentów audio” (wyp2r029.w) oraz „Wykorzystanie księgozbioru wg numerów inwentarzowych” (wyp2r032.w) jest możliwość otrzymania informacji o wykorzystaniu zakupionych gier. Dodatkowo w drugim raporcie „Wykorzystanie księgozbioru….” drukowana jest nie tylko informacja o wypożyczeniach, udostępnieniach i prolongatach, ale także przy egzemplarzu podawana jest informacja o wykorzystaniu go do realizacji zamówień reprograficznych (wykonaniu skanu i kserokopii).

Ciekawą informację statystyczną dostarcza raport „Użyteczność zbiorów w bibliotece za rok kalendarzowy” – wykonywany programem – policz-uzytecznosc.w. Jego zadaniem jest procentowa prezentacja wykorzystania całości księgozbioru w bibliotece. Raport wyświetla informację o ilości egzemplarzy przynajmniej raz wypożyczonych / udostępnionych w roku kalendarzowym. Podaje również ile egzemplarzy jest w bazie (z pominięciem ubytków).

Od wersji 2021.2.01 – czytelnicy przez 24h mogą poprzez moduł INTEGRO wypożyczać ebooki. Informacja statystyczna o tej bardzo wygodnej dla czytelnika formie wypożyczeń, prolongat oraz zwrotów zawarta jest w raporcie „Statystyka ebooków” (wyp2r061.w). Ta forma wypożyczeń jest miło przyjmowana przez czytelników przede wszystkim dlatego, że system PROLIB pilnuje terminu zwrotu. Czytelnik nie obawia się naliczenia opłat za przetrzymanie.

Moduł Wypożyczalni Międzybibliotecznej

Informacja o liczbie wykonanych przez bibliotekę wypożyczeń międzybibliotecznych w roku 2021 widoczna jest w raporcie „Statystyka za okres” (rwm-rap-6.w). Raport rozróżnia 2 typy wypożyczeń: Czytelników biblioteki i Partnerów biblioteki, czyli Instytucji współpracujących. Raport rozbija wszystkie wypożyczenia międzybiblioteczne na zamówienia do/z bibliotek krajowych oraz do/z bibliotek zagranicznych.

Moduł Ubytki

Najtrudniej jest uzgodnić informacje o wartości dokumentów zubytkowanych w bibliotekach, w których księgozbiór jest w 2 walutach: PL i PLN. W zależności od raportu denominacja wykonywana jest wg ustawy lub wg wartości matematycznej. W niektórych raportach denominacja wykonywana jest na każdym egzemplarzu, a w innych jeden raz po podsumowaniu wszystkich cen PL. Przykładem różnego działania raportów jest „Statystyka dokumentów zubytkowanych” (ubyt2r001.w) i „Wartość księgozbioru łącznie z księgami papierowymi” (egz2r054.w). W pierwszym raporcie jest dodatkowa opcja, umożliwiająca wydruk wartości ubytków wg starych cen. W drugim raporcie – denominacja wykonywana jest na każdym egzemplarzu.

Katalog biblioteki – moduł INTEGRO

Statystyka modułu INTEGRO drukowana jest w 2 miejscach systemu. W module ADMINISTRATOR INTEGRO – otrzymujemy informację o liczbie wykorzystanych przez czytelników indeksów wyszukiwawczych, natomiast w ADMINISTRATORZE GUI – za pomocą raportu „Statystyka odwiedzin katalogu (m21statwww.w) otrzymujemy informację o zalogowanych i niezalogowanych użytkownikach systemu.

Analizując stare i nowe raporty statystyczne odwiedzin katalogu WWW (stary OPAC WWW i nowy INTEGRO) biblioteki zauważyły znaczną różnicę w liczbie czytelników odwiedzających katalog. Przyczyną jest inny sposób rejestrowania sesji czytelnika. W INTEGRO w obrębie sesji – czytelnik rejestrowany jest jeden raz, niezależnie ile kart przeglądarki otworzył. W OPAC WWW zapisywanie odwiedzin odbywało się za każdym razem. Innymi słowy każde otwarcie katalogu w nowej karcie powodowało zliczane odwiedzin do statystyki. Statystyka INTEGRO oddaje rzeczywiste wykorzystanie katalogu biblioteki.

Mamy nadzieję, że przedstawione informacje pomogą Państwu w przygotowaniu rocznych statystyk. Nieocenionym źródłem informacji o działaniu systemu jest nasza dokumentacja, do której odsyłamy w celu wyjaśnienia wątpliwości.