System ERP lokalnie czy w chmurze: wybór najlepszego rozwiązania

Wybór systemu ERP nie jest procesem łatwym. Wymaga zaangażowania grupy osób w przedsiębiorstwie, podjęcia wielu decyzji, a przede wszystkim określenia funkcji, które system ma realizować. Dziś spróbujemy odpowiedzieć na pytanie: system ERP lokalnie czy w chmurze?

Przez wiele lat klienci decydowali się na wdrożenie systemu ERP wybierając go spośród dostępnych systemów instalowanych w infrastrukturze lokalnej (tzw. systemy on-premises). Przez ostatnie lata podjęcie decyzji o wyborze systemu ERP stało się jeszcze trudniejsze, gdyż dodatkowo pojawiły się na rynku systemy ERP, które są oferowane przez producentów jako rozwiązania chmurowe. Miejsce instalacji systemu (lokalnie lub w chmurze), to obecnie jedna z podstawowych decyzji, którą należy podjąć w trakcie wyboru systemu ERP dla organizacji, analizując zalety i wady obu rozwiązań.

Jak więc podejść do procesu wyboru? Na co zwrócić uwagę, aby wybrać właściwy system dla swojej organizacji i w rezultacie osiągnąć oczekiwane korzyści z wdrożenia systemu ERP?

Każde z rozwiązań ma swoje cechy, które w jednym przedsiębiorstwie mogą być zaletami, a w innym wadami. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na takie zagadnienia jak:

Bezpieczeństwo przechowywania danych

Dostępność odpowiedniej infrastruktury

Poziom spełniania wymagań biznesowych

Możliwość budowy kastomizacji oraz integracji z innymi systemami

Model kosztowy (licencje lub subskrypcje)

Plan rozwoju systemu przez producenta oprogramowania w perspektywie co najmniej 10 lat

Jaka jest główna różnica między systemem opartym na chmurze i on-premises?

Zacznijmy od ogólnej definicji czym są systemy on-premises oraz systemy chmurowe. System typu on-premises jest rozwiązaniem instalowanym w infrastrukturze lokalnej klienta lub w infrastrukturze wskazanej przez klienta, która znajduje się poza jego siedzibą, np. w dedykowanym centrum przetwarzania danych. Klient decydując się na taki system ponosi koszty jednorazowego zakupu licencji oraz cykliczne (najczęściej roczne) koszty asysty technicznej, świadczonej przez producenta oprogramowania.

Systemy ERP typu Cloud są instalowane w infrastrukturze producenta oprogramowania i dla klienta są dostępne jako usługa – SaaS (ang. Services as a Service). Aby korzystać z systemu, klient ponosi koszty związane z cyklicznym opłacaniem subskrypcji.

Czy system ERP w chmurze jest bezpieczny?

Wielu klientów obawia się, że system znajdujący się poza jej siedzibą będzie niewłaściwie zabezpieczony, co może doprowadzić do wycieku danych. Może to być mylne założenie, gdyż producenci oprogramowania oferowanego w chmurze ponoszą duże nakłady na zabezpieczenia nieautoryzowanego dostępu do danych w chmurze i często zabezpieczenia te przewyższają te działające w wielu organizacjach.

Gdzie będą przechowywane dane systemu chmurowego ERP?

W przypadku systemu ERP dostępnego w chmurze dane są zapisywane w centrach przetwarzania danych, które są budowane przez producentów oprogramowania. Centra te mogą być zlokalizowane na terenie krajów Unii Europejskiej lub poza nią. Miejsce przechowywania oraz przetwarzania danych gromadzonych w systemie ERP ma duże znaczenie w przypadku organizacji z sektora finansowo-bankowego. Istniejące prawodawstwo polskie wymaga, aby systemy dostępne w chmurze spełniały określone warunki w zakresie fizycznego miejsca przechowywania danych, zabezpieczeń związanych z przetwarzaniem danych i wiele innych.

Producenci oprogramowania udostępnianego w chmurze dostosowują swoje polityki i procedury, aby wdrożenie tego typu rozwiązań w instytucjach finansowych było możliwe i zgodne z wymaganiami polskiego prawodawstwa.

Jakie będą koszty zakupu i utrzymania infrastruktury?

Tego typu koszty związane z zapewnieniem infrastruktury mają znaczenie w przypadku rozwiązania on-premises. Koszty te dotyczą nie tylko zakupu sprzętu, ale również kosztów utrzymania tej infrastruktury (aktualizacji sprzętu i komponentów technologicznych, licencji, bieżącej administracji, utrzymania serwerowni itp.).

W przypadku rozwiązania chmurowego powyższe zagadnienia budowy i utrzymania dedykowanej infrastruktury dla systemu ERP nie występują, gdyż leży to w gestii producenta oprogramowywania.

Czy istnieje możliwość integracji z systemem ERP w chmurze?

Wiele organizacji posiada aplikacje, które po wdrożeniu systemu ERP muszą być w dalszym ciągu wykorzystywane i z tym systemem zintegrowane.

Zarówno systemy on-premises, jak i te dostępne w chmurze posiadają wbudowane możliwości integracyjne w postaci przygotowanych przez producenta oprogramowania narzędzi importu oraz eksportu danych. Wykorzystywane są różne możliwości integracyjne np. wywoływania usług, tabele interfejsowe, import plików płaskich, czy przygotowanie ekstraktów danych.

Czy system ERP w chmurze można modyfikować?

W ciągu ponad 20 lat dominowały wdrożenia systemu ERP typu on-premises, gdzie budowanych było wiele kastomizacji, zgodnie z potrzebami klientów. Nie jest to trudne z uwagi na to, że system typu on-premises jest instalowany w infrastrukturze lokalnej i mamy do niego pełny dostęp również w warstwie bazodanowej.

Podejście elastycznego budowania kastomizacji w systemie ERP dalej pozostało na naszym rynku i wielu klientów oczekuje, że kastomizacje w systemie chmurowym będą również budowane bez większych ograniczeń. Z drugiej strony pojawiają się również opinie, że system chmurowy nie może być w żaden sposób kastomizowany, więc jest od razu odrzucany w procesie wyboru systemu ERP.

Warto więc podkreślić, że budowa kastomizacji w rozwiązaniach chmurowych jest możliwa. Zazwyczaj nie jest to rekomendowane przez producentów oprogramowania. Kłóci się to z podstawowym założeniem producentów, że system ERP w chmurze jest oferowany jako usługa i powinien być używany w taki sposób, w jaki został zaprojektowany. Jednak nie zawsze jest to możliwe z uwagi na polskie, często zmieniające się prawodawstwo.

Zawsze należy mieć na uwadze, że budowa nadmiernej ilości kastomizacji zwiększa koszty wdrożenia i koszty utrzymania takiego systemu po uruchomieniu produkcyjnym.

W jaki sposób systemy on-premises i chmurowy są aktualizowane?

W przypadku systemu on-premises proces aktualizacji jest zazwyczaj przeprowadzany przez klientów co kilka lat, co powoduje, że zakres zmian technologicznych i funkcjonalnych jest spory. Powoływany jest nowy projekt, który wymaga zaangażowania pracowników organizacji i zazwyczaj również udziału firmy zewnętrznej.

W przypadku rozwiązań chmurowych, producent oprogramowania przygotowuje cykliczne aktualizacje (np. co kwartał). Z uwagi na częstotliwość aktualizacji, zakres zmian każdej z aktualizacji jest znacznie mniejszy niż przy aktualizacjach wykonywanych w rozwiązaniu on-premises. Producent oprogramowania jest odpowiedzialny również za aktualizację warstwy infrastruktury sprzętowej i bazodanowej. W rezultacie korzystamy zawsze z aktualnej wersji oprogramowania, mając dostęp do wszystkich nowych funkcjonalności systemu.

Co dalej?

Czytając powyższe, możemy zauważyć, że sporo jest zagadnień, które należy rozważyć przed podjęciem decyzji, czy lepiej wdrożyć system w chmurze, czy może tradycyjnie w swojej serwerowni.

Zapraszamy do kontaktu, przeprowadzimy analizę, przygotujemy rekomendacje, pomożemy podjąć decyzję w zakresie wyboru systemu ERP.

Zajmujemy się wdrożeniami od ponad 20 lat. Pozyskaliśmy szeroką wiedzę i mnóstwo doświadczeń z zakończonych z sukcesem wdrożeń, które możemy potwierdzić referencjami.