Portal pracowniczy w systemie klasy ERP

Krzysztof Krajewski
Portal pracowniczy to platforma wspierająca zarówno działania firmy, jak i jej pracowników. Informacje dostępne na portalu są ściśle związane z systemem uprawnień: dane przeznaczone dla poszczególnych służb i jednostek firmy, dane dla pracownika zatrudnionego na określonym stanowisku.
Portal pracowniczy w systemie ERP

Współczesne firmy w działalności powszechnie wykorzystują funkcje systemów ERP do zarządzania kapitałem ludzkim. Powód? Możliwość realizacji indywidualnych celów firmy oraz wciąż rosnąca dostępność aplikacji związana z tzw. rewolucją mobilną. Sygnity Business Solutions wpisuje się w trend tej rewolucji. W ramach obszaru ZZL proponuje klientom Portal Pracowniczy, który doskonale integruje się nie tylko z autorskim systemem Quatra Max, ale również z innymi systemami ERP.

Portal Pracowniczy Quatra Max

Portal pracowniczy to platforma wspierająca zarówno działania firmy, jak i jej pracowników. Informacje dostępne na portalu są ściśle związane z systemem uprawnień: dane przeznaczone dla poszczególnych służb i jednostek firmy, dane dla pracownika zatrudnionego na określonym stanowisku. Podstawowym elementem określającym miejsce (miejsca) pracownika w firmie jest opis stanowisk. Jest to elastyczna konstrukcja opisująca efektywnie strukturę zatrudnienia firmy. Dzięki niej możliwe jest stworzenie przejrzystych opisów stanowisk w oparciu o definiowane cechy, a te w pełni odzwierciedlają indywidualne potrzeby firmy. Opis stanowiska usprawnia zarządzanie pracownikami (m.in. określenie stanowisk zastępczych, przełożonych pracownika) i wspiera organizację stanowiska pracy (wyposażenie na stanowisku, gotowa dokumentacja stanowiska pracy wraz z oceną ryzyka zawodowego itp.). Jest też bazą wiedzy dla kolejnych funkcji umieszczanych na Portalu Pracownika zgodnie ze specyficznymi wymaganiami firmy.

Funkcja oceny pracowników w systemie

Funkcja oceny umożliwia tworzenie indywidualnych szablonów ocen (na bazie cech podlegających ocenie) i na ich podstawie ocen okresowych (360° i 180°) poszczególnych pracowników. Baza szablonów ocen, kolejnych ocen okresowych, hierarchii dostępu do ocen (przełożeni) – to domena odpowiednich służb w firmie. Informacja o rozpoczęciu procesu oceniania, ankiety i testy do wypełnienia w ramach oceny oraz dostęp do wyników – to aktywności pracownika. Jednym z efektów oceny pracowniczej z punktu widzenia firmy jest plan szkoleń. Portal Pracowniczy usprawnia proces planowania i organizowania szkoleń. Możliwe jest stworzenie w systemie planu i budżetu szkoleń dla poszczególnych jednostek organizacyjnych i odpowiednia dystrybucja informacji – zarówno dla jednostek firmy, jak i pracowników. Formy szkoleń i szablony udostępnianych na Portalu dokumentów są całkowicie zindywidualizowane.

Moduł rekrutacji w systemie

Kolejną istotną z punktu widzenia firmy funkcją Portalu jest rekrutacja, opierająca się o bazę kandydatów. Projekty rekrutacyjne tworzone są w oparciu o profile kandydatów (dane pochodzące z bazy opisu stanowisk). Zarządzanie projektami rekrutacyjnymi oraz wyglądem umieszczanych na Portalu dokumentów i formularzy, zależne jest od osób realizujących te procesy w firmie.

Obsługa spraw pracowniczych

Funkcjonalność związana z urlopami daje pracownikom możliwość składania wniosków urlopowych przez Internet za pośrednictwem Portalu w dowolnej chwili. Mogą również we własnym zakresie modyfikować i dzielić terminy urlopów. Dalsza obsługa funkcjonalności związanej z urlopami leży po stronie firmy.

Proces obsługi delegacji pracowników inicjowany jest i realizowany przez odpowiednie służby w firmie. Pracownicy z kolei, za pośrednictwem portalu internetowego mają możliwość aktualizacji parametrów i danych związanych z ich podróżą służbową.

W kartotece PPK na Portalu Pracownika udostępniamy podgląd potrącanych składek na Pracownicze Plany Kapitałowe oraz możliwość wydruku dokumentów (wniosków, deklaracji) w formacie pdf.

System umożliwia każdemu pracownikowi śledzenie na bieżąco, na wydzielonej części Portalu Pracowniczego, informacji zawierających dane o jego zatrudnieniu. Zakres tych informacji ustala firma. Zadaniem Portalu jest odpowiednie ich zaprezentowanie pracownikowi.

Portal pracowniczy to nowoczesny sposób komunikacji między firmą a jej pracownikami. To szersze możliwości w zakresie zarządzania. Przykładami kolejnych funkcji Portalu Pracowniczego, w zakresie propagacji i wymiany informacji on-line, mogą być: obsługa procesów bezpieczeństwa, aktualizacja informacji technicznych czy zgłoszenia wniosków racjonalizacji w poszczególnych obszarach firmy. Funkcje te, na potrzeby obsługi przez Portal Pracowniczy, są całkowicie indywidualizowane co do sposobu, zakresu i formatu wymienianych danych. Projekt wdrożeniowy dedykowanego portalu jest realizowany zgodnie z wymogami i specyfiką Klienta.

Cechą decydującą o praktycznie nieograniczonej dostępności poszczególnych funkcji portalu, zarówno dla odpowiednich jednostek zarządzających w firmie oraz samych pracowników, jest interfejs zaprojektowany w sposób umożliwiający obsługę wszelkimi kanałami: przez komputery stacjonarne, laptopy, smartfony i tablety. Dzięki temu każdy z użytkowników może korzystać w sposób jaki lubi i jaki najbardziej mu odpowiada.

Więcej informacji na www.quatramax.pl