Moduł obiegu dokumentów w Quatra Max
Moduł obiegu dokumentów w Quatra Max, to narzędzie stworzone z myślą o sprawnym zarządzaniu dokumentami przychodzącymi do firmy, takimi jak umowy, oferty, dokumenty zakupu, reklamacje od klientów, dokumenty wewnętrzne oraz wychodzące. Umożliwia definiowanie indywidualnych ścieżek obiegu dokumentów dla różnych kategorii i typów dokumentów.
Każdy dokument obsługiwany przez moduł obiegu dokumentów w Quatra Max, może być powiązany z innymi dokumentami systemowymi, co zapewnia pełną integrację i dostępność powiązanych informacji. Operatorzy z dostępem do danego dokumentu automatycznie mają również dostęp do powiązanych z nim dokumentów.
Ścieżki obiegu dokumentów
Dokumenty są obsługiwane zgodnie z określonymi ścieżkami obiegu dokumentów. Dla każdego typu dokumentu definiuje się odpowiednią ścieżkę, a poszczególne statusy obiegu odpowiadają kolejnym krokom na tej ścieżce. Na każdym etapie można określić edytowalne i/lub obowiązkowe elementy, co pozwala na precyzyjne zarządzanie procesem i zapewnia, że dokument nie przejdzie do kolejnego etapu bez uzupełnienia wymaganych informacji przez odpowiednie osoby.
Wprowadzanie dokumentów
Dokumenty mogą być dodawane do obiegu na trzy sposoby:
- bezpośrednio w oknie obiegu dokumentów,
- poprzez dodanie ich w innej kartotece systemu, a następnie wprowadzenie do obiegu,
- za pośrednictwem Portalu Quatra.
Każdy z tych sposobów może być stosowany w zależności od kategorii dokumentów i preferencji użytkowników.
Widoczność dokumentów w obiegu
Operatorzy mają uprawnienia pozwalające im widzieć tylko te dokumenty, na których ścieżce obiegu się znajdują. Mogą to być dokumenty przypisane do nich lub takie, które były do nich przypisane wcześniej i zostały przekazane dalej. Istnieje też opcja oznaczenia dokumentów jako widoczne dla wszystkich operatorów, niezależnie od ich udziału w ścieżce akceptacji.
Automatyczne przekazywanie dokumentów w obiegu
System pozwala na definiowanie reguł automatycznego przekazywania dokumentów (np. do innego operatora, z wysłaniem powiadomienia e-mail). Użytkownik może samodzielnie określić, które dokumenty i w jakich warunkach mają być przekazywane automatycznie lub jakie powiadomienia mają być wysyłane (np. przypomnienie dzień przed terminem i przekazanie do zastępcy w terminie realizacji).
Wysyłanie powiadomień
W systemie istnieje możliwość wysyłania powiadomień do operatorów po wykonaniu operacji w obiegu dokumentów (np. wydaniu dokumentu, przypisaniu). Powiadomienia mogą być wysyłane jako komunikaty systemowe lub wiadomości e-mail.
Załączniki dokumentu
Do każdego dokumentu w obiegu można dodawać załączniki, które mogą być dowolnymi plikami systemowymi. Załączniki mogą być dodane bezpośrednio z Quatry poprzez funkcję skanowania dokumentu. Widoczność załączników jest ograniczona do operatorów mających uprawnienia do danego dokumentu, ale można również dodatkowo ograniczyć dostęp do wybranych załączników. Każdy załącznik może mieć wiele wersji, a system zapisuje operatora i datę dodania każdej wersji.
Obieg dokumentów w Portalu Quatra
Obieg Dokumentów jest również dostępny na Portalu Quatra, gdzie obsługiwane są wnioski urlopowe, inne wnioski oraz delegacje. Dokumenty dodane na Portalu mogą być obsługiwane zarówno tam, jak i w Quatrze.
Korzyści, jakie daje moduł obiegu dokumentów w Quatra Max
⇒ Kontrola kosztów dzięki właściwej ścieżce akceptacji.
⇒ Optymalizacja czasu obsługi dokumentów poprzez przypomnienia i powiadomienia.
⇒ Skrócenie czasu obsługi i zmniejszenie kosztów przekazywania dokumentów, zwłaszcza w organizacjach rozproszonych.
⇒ Zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów dzięki możliwości dodania dowolnych załączników.
⇒ Automatyzacja dekretacji dokumentów dzięki opisowi merytorycznemu z wykorzystaniem słowników systemowych.
⇒ Obsługa wniosków budżetowych i ich akceptacja w obiegu przez uprawnione osoby umożliwiająca automatyczne uwzględnienie wniosków w planie budżetowym.
